Comment choisir son logiciel SIRH pour PME ?

Les directions des ressources humaines et les services RH ont longtemps été associés à des dimensions principalement administratives en entreprise. Aujourd’hui, les évolutions sociales et sociétales ont apporté à cette fonction un rôle bien plus stratégique : la gestion des hommes et femmes de l’entreprise.

Ainsi, pour mener à bien cette nouvelle mission, les services RH ont besoin de gagner du temps sur les tâches administratives pour se consacrer à des actions directement à destination des collaborateurs.

Dans ce contexte, l’utilisation d’un logiciel SIRH est une solution parfaitement adaptée aux besoins actuels des DRH. Seulement, le passage à un logiciel SIRH pour les PME est souvent le sujet de beaucoup de questionnements. Comment motiver la direction à investir dans un SIRH ? Quel logiciel choisir ? Selon quels critères ? Autant de questions à se poser pour réussir sa démarche de digitalisation des RH en entreprise.

5 raisons d’investir dans un SIRH en Saas

Avant toute chose rappelons en quoi l’investissement dans un logiciel SIRH est une démarche importante pour les PME. Voici donc 5 raisons d’investir dans un SIRH pour convaincre votre la direction générale.

• Gain de temps : le bénéfice le plus rapidement visible en entreprise. En effet, l’automatisation des processus permet de réaliser en un seul clic des tâches qui prenaient autrefois plusieurs minutes. Les RH gagnent du temps, vos collaborateurs également.
• Amélioration de la performance du service RH : l’automatisation des processus permet de limiter les erreurs en évitant la saisie manuelle.
• Circulation de l’information : un outil SIRH en SaaS est accessible à tous, à tout moment et transmet les informations aux personnes concernées en quelques secondes.
• Gestion des données RH : vous collectez les données du personnel et les conservez dans un seul et même endroit. Les managers peuvent ainsi créer toutes sortes d’analyses en croisant les différentes données recueillies.
• Reporting : les logiciels SIRH vous donnent accès à toutes les données en quelques clics et vous permettent de les mettre en avant dans des tableaux de bord personnalisés et automatisés.

Choisir son SIRH en 3 étapes : état des lieux de l’entreprise, besoins et choix des solutions

Le choix d’un SIRH n’a pas vocation à être une action complexe pour les RH, mais elle doit être réalisée de façon réfléchie afin d’éviter à l’entreprise des dépenses inutiles. Les services auront donc 3 étapes à accomplir pour sélectionner le logiciel RH le plus adapté et répondant à leurs besoins.

• Étape 1 : Établir le bilan de l’entreprise
• Étape 2 : Identifier les besoins et prioriser
• Étape 3 : Comparer les différentes solutions et leurs avantages

Étape 1 : Établir le bilan de l’entreprise

Premièrement, il est nécessaire de faire le point sur la structure actuelle de l’entreprise. Sous quel format se décline la hiérarchie ? Quels sont les services qui interagissent entre eux ?

Pour répondre à ces questions, il faut observer l’organigramme de votre entreprise afin d’appréhender les forces et les faiblesses de l’entreprise. Vous aurez également plus de visibilité sur les interactions et la communication entre les divers collaborateurs et services. Identifiez les processus internes et leur fonctionnement afin d’avoir une vision claire de l’entreprise et de son écosystème.

Cette étape vous permet également de visualiser les personnes impliquées dans le processus de prise de décision, leur niveau de connaissance des solutions SIRH et les points bloquants face au changement.

Étape 2 : Identifier les besoins et prioriser

L’état des lieux de l’entreprise vous donne un aperçu de ses problématiques. Il vous faut maintenant identifier clairement les besoins et leur associer une fonctionnalité. N’hésitez pas lors de cette étape à consulter les managers et les salariés pour obtenir leurs retours et leurs réflexions sur le fonctionnement actuel : ses limites, les améliorations souhaitées, leurs attentes…

Listez les besoins, donnez des priorités et mettez en parallèle les grandes fonctionnalités que doit proposer votre SIRH et les améliorations qu’elles apporteront à votre structure. Le but étant d’avoir des arguments concrets à avancer à votre direction pour justifier chacune de vos demandes lors du choix définitif.

C’est lors de cette étape que vous devez commencer à prévoir le budget que vous souhaitez allouer à votre SIRH. Pour cela, il sera nécessaire de mesurer le ROI potentiel de votre SIRH.

Étape 3 : Comparer les différentes solutions et leurs avantages

Cette étape demande de mettre en parallèle vos besoins et les fonctionnalités proposées par les solutions SIRH existantes. L’important est alors de différencier les fonctions et services natifs des solutions et les modules ou services complémentaires qui peuvent donc entraîner un surcoût à l’achat.

La plupart des logiciels RH proposent dans leur socle des modules de gestion des données du personnel et des tableaux de bord de suivi. Par exemple, le SIRH Storhy propose nativement un module de gestion des données du personnel, des tableaux de bord de suivi et divers outils de gestion RH.

Il existe également des modules dits « complémentaires » parfois liés directement à la gestion RH et parfois plus liés à des fonctions administratives ou relatives à d’autres services. Storhy propose, par exemple, un module de gestion des notes de frais et un module de gestion des temps de travail.

Enfin, avant toute prise de décision, pensez à prendre en compte les critères liés à la solution dans son ensemble. Voici quelques questions à se poser avant votre choix définitif :

• Existe-t-il une compatibilité avec des logiciels déjà utilisés en interne ?
• Comment se passe l’import/export des données RH ?
• Un support technique est-il proposé ? Dans quels délais ? Correspondra-t-il à mes besoins ?
• Quel est le niveau de sécurisation des données de mon personnel ?
• Les mises à jour sont-elles incluses dans mon offre ?
• Y a-t-il un surcoût en cas d’évolution de l’entreprise ? Dans quelles mesures ?

En conclusion, le choix d’un logiciel SIRH dépend de chaque entreprise, de chaque structure et des besoins identifiés comme prioritaires. Chaque entreprise devra donc effectuer les différentes étapes afin de trouver la solution la plus adaptée et compatible avec son budget. Le respect des 3 étapes : bilan, besoins et choix est primordiale afin de choisir la meilleure solution SIRH pour votre entreprise.

Un dernier conseil, pensez à intégrer des personnes de différents services dans votre démarche. Vous pourrez ainsi avoir une vision plus globale des besoins, mais aussi plus de poids pour défendre le projet devant votre direction.