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Réussir la transition vers l’outil SIRH à la carte

Les outils SIRH peuvent être des outils très puissants lorsqu’ils sont correctement intégrés dans une entreprise. Malheureusement, nombreux sont les projets qui échouent dès leurs prémices par manque de communication, par manque d’implication des collaborateurs ou encore parce qu’ils sont mal utilisés par les collaborateurs.

On pourrait penser que l’implantation d’un SIRH dans une PME est une démarche facile, car le nombre de salariés n’est pas très élevé. Attention aux surprises, c’est dans les entreprises de petites tailles que l’on peut trouver le plus de résistance au changement.

Rappel : qu’est-ce qu’un SIRH à la carte ?

Le SIRH est un outil d’information permettant aux responsables RH de gérer de façon dématérialisée les différents aspects de leur travail. Ils peuvent alors se délester d’une partie des tâches chronophages pour se consacrer pleinement au fondement des ressources humaines : la gestion du capital humain.

Un SIRH à la carte vous donne le choix entre différents modules. La version de base de Storhy permet notamment de gérer les dossiers du personnel et de bénéficier de divers outils RH. Vous pouvez ensuite choisir d’ajouter un (ou plusieurs) module(s) à votre SIRH :

Une fois le logiciel choisi et mis en place, il est alors primordial de mettre en place une communication et des actions efficaces, afin de faire adhérer tous les collaborateurs au projet et de rendre le projet rentable et bénéfique à l’entreprise.

Storhy vous propose 5 conseils pour gérer la transition vers votre logiciel de ressources humaines en ligne.

1# Impliquer les collaborateurs dès les prémices du projet SIRH

Nous en avions déjà parlé dans notre article « Comment choisir son logiciel SIRH ? ». Le projet SIRH est souvent l’initiative du dirigeant ou de l’équipe RH, mais intègre aussi tous les acteurs de l’entreprise. Il faut rester sur la même lancée et conserver cette volonté de coopération entre les différents départements.

C’est le projet de toute l’entreprise et pas seulement de la direction des ressources humaines. La direction doit continuer de soutenir le projet, en allouant du budget à la communication ; les managers doivent dégager du temps pour réaliser la promotion du projet.

Dès que le projet SIRH est validé, recrutez quelques éléments moteurs de l’entreprise (managers ou collaborateurs) et constituez des groupes de travail pour définir une stratégie de lancement du SIRH.

2# Communiquez en interne sur le produit SIRH

Vous ne pouvez pas annoncer de but en blanc qu’un nouvel outil RH est disponible et que tout le monde doit l’utiliser. Il faut que les salariés soient informés en amont : nom, type d’outil, pour qui, à partir de quand, etc. Ils pourront alors anticiper et se renseigner auprès de leur manager ou en ligne pour les plus curieux.

  • L’affichage : communiquer sur un nouveau projet interne

Profitez de l’affichage pour convier les salariés à une réunion d’information où vous présenterez l’outil, ses objectifs et ses avantages pour l’entreprise et pour les collaborateurs.

  • Mailing : informer et présenter l’outil RH

Les mailings sont aussi un bon moyen de faire une promotion à moindre coût du nouvel outil et de préparer les collaborateurs à son arrivée.

3# Formations : former les managers et former les équipes

Un outil SIRH est souvent simple d’utilisation, mais cela ne veut pas dire que vous pouvez laisser les salariés seuls avec l’outil dès le départ, au risque d’avoir de fâcheuses surprises. Vous devez présenter le logiciel aux managers, les fonctionnalités RH et les inciter à valoriser l’outil dans leur équipe.

Storhy propose un support logiciel pour vous aider dans la mise en place et la configuration de votre espace entreprise. Lorsque vous souscrivez à notre essai gratuit, vous obtenez des infographies récapitulant les différentes fonctionnalités de l’outil. Vous pouvez les transmettre tel quel à vos employés ou choisir de réaliser une formation physique auprès des membres de votre équipe.

4# Définissez des process d’utilisation

La réussite du SIRH vient de sa bonne utilisation et de sa bonne tenue dans le temps. Son intérêt réside dans l’autonomisation du salarié. Ainsi, ce ne sont plus uniquement les RRH qui gèrent toutes les tâches administratives liées aux congés, au suivi des temps de travail ou encore aux évaluations. Ce sont les salariés et leurs responsables qui sont maîtres de leurs démarches, les responsables RH sont là pour superviser.

Ainsi, l’outil est particulièrement puissant, mais il ne pourra en aucun cas fonctionner s’il n’est pas ou mal utilisé. Pour assurer son bon usage et son efficacité, nous vous conseillons de mettre en place une charte d’utilisation de l’outil RH, afin que celui-ci soit correctement utilisé.

5# Support en ligne : documentation et vidéos

Mettez à disposition de tous des supports de documentation ou des vidéos explicatives afin qu’ils puissent trouver de l’aide sans avoir à solliciter leur manager ou vous-même. Storhy propose une  base de connaissance dédiée à l’utilisation de l’outil Storhy avec des tutoriels vidéos et des fiches explicatives accessibles à tous.

Dernier conseil : faites-en sorte de motiver les salariés pour qu’ils utilisent l’outil. Le SIRH est un outil évolutif et c’est en l’utilisant que l’on découvre tout son potentiel et ses opportunités. Consultez les équipes quelques mois après le lancement pour recueillir leur ressenti, mettre au clair certaines interrogations ou revoir les procédures en cas de besoin.

Vous l’aurez donc compris, la réussite d’un projet SIRH est un travail de longue haleine. Comme tout projet sur le long terme, il ne suffit pas uniquement de proposer le bon outil, il faut aussi convaincre et entraîner toute l’entreprise dernière vous. Vous pouvez profiter de Storhy gratuitement pour une durée de 10 jours. Profitez de l’essai pour constituer une équipe pilote qui testera l’outil et fera de votre projet final une réussite.

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