La gestion des congés payés en fin d’année

Les périodes de fin d’année sont souvent des périodes compliquées pour les entreprises. Entre la gestion des congés de Noël et la clôture de l’année, les entreprises et notamment les ressources humaines ne manquent pas de travail.

Quels employés ont déjà posé leurs congés de Noël ? Combien seront présents durant les fêtes ? Doit-on choisir de fermer l’entreprise ? Autant de questions qui sont au cœur des réflexions de fin d’année. Voici quelques conseils pour gérer au mieux cette période chargée pour les RH.

Prévoir l’activité et les absences

En effet selon une étude de DARES en 2017, près de 50% des salariés prennent des congés pour les vacances de Noël, on comprend les difficultés que cela peut engendrer.

Pour se préparer au mieux à cette période un peu particulière, il est essentiel pour l’entreprise de faire le point avant toute prise de décision. Faites un point sur la situation avec les équipes pour connaître le planning des congés et l’activité prévisionnelle sur la période.

Connaître le planning de congés validés

Dans un premier temps, il est important de savoir rapidement quels seront vos effectifs durant les vacances de Noël. Pour cela, nous vous conseillons de tenir à jour un planning de congés sur la période. Ce planning doit être mis à disposition à minima des managers, voire de toute l’entreprise pour que chacun puisse gérer l’impact potentiel sur son travail.

Les outils de gestion des absences comme Storhy vous permettent de voir simplement sur la plateforme le nombre de congés posés sur une période donnée. Vous avez ainsi une vision globale de vos effectifs sur la période et pouvez prendre des décisions en connaissance de cause.

Comment organiser l’activité sur la fin d’année ?

Pour certaines entreprises, Noël est une période plutôt calme. Pour d’autres c’est une période de grande activité. Que ce soit pour la clôture des comptes de fin d’année ou tout simplement dû à votre domaine d’activité, vous devez anticiper la charge de travail et la mettre en perspective avec les effectifs disponibles.

En communiquant directement avec vos équipes, vous pourrez avoir aperçu de la charge de travail. Avec un SIRH, vous pouvez consulter les statistiques de temps de travail des années passées à la même période. En fonction des observations précédentes vous devrez prendre des décisions concrètes et réfléchies. Cela vous permettra d’anticiper les effectifs nécessaires au maintien et au bon déroulement de l’activité. Vous pouvez par exemple choisir de faire appel à des intérimaires pour pallier les pics d’activités de fin d’année.

Réglementation des congés payés

Les congés payés ont été instaurés en France en 1936. Ils sont régis par le droit du travail et sont actuellement de 2.5 jours par mois minimum, quel que soit le contrat et l’ancienneté. L’entreprise peut ensuite choisir d’offrir des jours supplémentaires à ses employés en raison d’une convention collective, d’un accord d’entreprise, d’établissement ou d’un accord de branche.

Attention, si vous travaillez en Suisse, la durée de congés payés est de 4 semaines minimum, 5 pour les travailleurs jusqu’à 20 ans. Certaines entreprises prévoient cependant cette 5^ème semaine pour tous les salariés grâce à des conventions collectives.

Les départs en congés sont organisés par l’employeur qui peut, de par sa position, les accepter ou les refuser. Voici quelques informations à savoir pour gérer au mieux la prise de congés en cette période de fin d’année.

Période de congés et ordre des départs

La période de congés est fixée par accord ou convention, si aucun texte ne donne les périodes de congés il est alors possible pour l’employeur de fixer une période de congés à sa convenance, après consultation des délégués du personnel et du CE.

Même principe en ce qui concerne l’ordre des départs. Mais l’employeur doit toute de même prendre en compte différents facteurs : la situation familiale des salariés, l’ancienneté et dans le cas d’un salarié effectuant une ou plusieurs autres activités, de l’activité de ce salarié chez un autre employeur.

Les mêmes prérogatives régissent le droit des congés en Suisse, on parlera alors du respect des droits de la personnalité du travailleur. L’article 329c du Code Civil Suisse prévoit également que les vacances prises pendant l’année de service doivent comprendre au moins deux semaines consécutives. C’est aussi le cas en France, avec l’obligation du congé principal d’au moins 12 jours en cas de congés fractionnés.

Délai d’information des salariés

Le Code du travail français a instauré un délai de prévenance de l’entreprise vis-à-vis des salariés en ce qui concerne les périodes de congés payés. Ainsi, selon l’article D. 3141-5 du Code du travail, l’employeur se doit d’informer les salariés des périodes de congés au moins deux mois avant leur ouverture.

Congés imposés par l’employeur

Légalement un employeur peut imposer des congés à ses employés. Vous pouvez donc décider de la fermeture de l’entreprise pour la période des fêtes. Si cela équivaut à un fractionnement du congé principal, il faut que si les salariés aient pris un congé d’au moins 12 jours continus durant la période du 1er mai au 31 octobre.

Un dernier conseil : soyez prévoyant. Prenez du temps en amont pour préparer sereinement cette période et prendre les décisions qui s’imposent. Vos salariés seront plus ouverts au dialogue s’ils constatent que les actions mises en place sont mûrement réfléchies et dans l’intérêt de tous.

Toute l’équipe Storhy vous souhaite de joyeuses fêtes et une bonne fin d’année à tous.