Excel est un outil particulièrement bien pensé pour le traitement des données. Lorsque l’informatique est arrivé dans les entreprises, il a été l’outil de prédilection de nombreux secteurs des entreprises, dont les ressources humaines.
Intuitif, polyvalent et proposant de nombreuses fonctionnalités, c’était l’outil idéal pour stocker et traiter des données concernant les salariés. « C’était », car bien évidemment l’informatique, notamment avec l’arrivée d’internet à bien évoluer.
Attention, Excel n’est pas encore à jeter aux oubliettes, il lui reste d’ailleurs de nombreuses années de service devant lui. Mais, il faut tout de même convenir que cet outil est loin de regrouper tous les avantages des nouveaux logiciels disponibles aujourd’hui pour la gestion des RH.
Voici donc 5 raisons pour en finir avec Excel dans les ressources humaines.
1# Sécuriser les données RH et garantir l’accessibilité
Principal problème d’un fichier Excel pour la gestion de vos données RH : sa vulnérabilité. Outre les différentes manipulations qui peuvent venir supprimer, écraser ou encore casser votre fichier de données, il existe également une faille de sécurité lorsque l’on utilise ce type de fichiers pour gérer les données RH. Dans les faits, il faudrait que le fichier ne soit accessible et modifiable que par le service RH, imaginez donc la charge de travail que cela implique.
Le problème avec un fichier Excel est son utilisation par de multiples utilisateurs. Si le fichier est accessible sur un serveur, vous devez garantir la sécurité et la confidentialité des informations qu’il contient et faire en sorte qu’un collaborateur n’ait accès qu’à ses propres données. Ainsi, les règles de sécurité à mettre en place peuvent devenir lourdes et particulièrement contraignantes.
2# Garantir l’échange et la mise à jour
En 2020, le but principal d’un fichier de données RH n’est pas uniquement sa consultation par le personnel RH. Les données RH doivent aider les RRH à réaliser leur mission. Ainsi, rendre les données accessibles à chaque collaborateur permet d’avoir des retours de mises à jour (changement de situation, une nouvelle formation, etc) ou encore de renseigner de nouvelles informations (aspirations, résultats d’évaluation, etc).
Dans un fichier Excel, les données textuelles ne sont pas particulièrement bien traitées. Un mauvais copier/coller, un « = » dans une phrase et c’est potentiellement tout le fichier qui tombe à l’eau. Il faut également se méfier de ceux qui pensent savoir l’utiliser, mais qui finalement font rapidement des erreurs de saisies ou de formules.
3# Regrouper TOUTES les données RH pour les traiter simultanément
Comme nous l’avons dit Excel est une solution efficace pour gérer certaines données. Cependant certaines données peuvent difficilement y être ajoutées. En général, la réponse à cette problématique de données est l’utilisation d’un autre logiciel pour gérer l’information. Le RRH se retrouve alors avec un tableau Excel pour les données du personnel, un calendrier partagé pour les congés, un drive pour le partage de documents RH, etc.
Il doit ensuite croiser manuellement toutes les données pour les mettre à jour dans ces différents fichiers et, là encore, les erreurs de saisies peuvent vites arriver. La perte d’information aussi.
4# Visualiser les données RH et leur donner un sens
À son commencement Excel était un pionnier pour la mise en place de tableau de bord : graphiques dynamiques, tableaux croisés, formules de calcul, etc. L’outil a eu son heure de gloire, mais est-ce encore le cas ?
Bien que particulièrement efficace pour traiter et visualiser des données chiffrées simples, Excel n’est pas non plus le meilleur des alliés lorsqu’il s’agit de les interpréter. Cela demande bien souvent beaucoup de réflexion pour sortir un tableau de bord efficace et efficient.
5# Exporter des rapports dynamiques, consulter les données en temps réel
Cette idée complète un peu l’idée précédente. En effet, l’intérêt lorsque l’on suit de indicateurs ou que l’on réalise des rapports est de pouvoir le faire en temps réel sans se poser la question de la mise à jour des données.
Excel reste un fichier de données et votre tableau de bord un export à un moment donné. Ainsi, cela vous oblige à réaliser une multitude de vérifications, voire à courir après certaines informations, afin d’avoir un document valable et celui-ci le restera pendant une durée limitée.
Excel reste encore un outil logiciel qui sera utile dans de nombreux cas pour une entreprise. Toutefois, en 2020 le nombre de données RH recueillies, utilisées et traitées ne garantit plus son efficacité. Les RRH s’intéressent à de plus en plus d’informations et doivent donc trouver des solutions bien plus spécialisées pour réussir leur mission.
Ainsi, les solutions RH digitalisées se sont de plus en plus développées ces dernières années et permettent aujourd’hui de simplifier la mission des services de ressources humaines. Elles apportent une solution concernant les données RH, mais aussi, la plupart du temps, pour gérer d’autres aspects des RH comme les vacances, les notes de frais ou encore les évaluations.
Storhy est une solution de gestion RH pensée pour les PME qui permettra de pallier à tous les écueils que peut rencontrer un service de ressources humaines utilisant encore Excel pour gérer ses données RH.
