Calcul des congés et gestion des congés avec un SIRH

Bien gérer les droits aux congés payés et RTT en entreprise

Que vous soyez employé ou responsable RH, le calcul des droits de congés est souvent un casse-tête bien compliqué. Quelles sont les réglementations en terme de congés ? Comment connaître son solde de congés ? Comment poser ses congés ? Nombre de questions que le service des ressources humaines devra gérer.

Pour le RRH, la gestion des congés est un travail qui nécessite beaucoup d’attention pour ne pas commettre d’erreurs que ce soit dans un sens ou dans l’autre. Pour le salarié, il est important de comprendre comment les congés sont calculés afin de bien gérer ses demandes.

Comment sont calculés les congés payés ?

Le calcul des congés n’est pas particulièrement complexe, mais demande de bien cerner les conditions prévues d’une part par la loi, mais aussi par les conventions de l’entreprise.

Calcul sur une période de référence des jours de congé

Le solde de congés est donné pour une période précise, qui définit les dates entre lesquelles les congés sont acquis. Officiellement, la période de référence pour l’acquisition des congés est définie par décret. Elle commence au 1er juin de l’année N et se termine au 31 mai de l’année N+1. Les congés sont en général acquis pour une année, ainsi les congés acquis entre le 1er juin N-1 et le 31 mai N, devront être écoulés avant le 31 mai N+1. Ces congés sont désignés par le solde de congés N-1 sur la fiche de paie. Les congés payés N sont les congés acquis par le salarié pour l’année en cours depuis le 1er juin N.

Congés payés prévus par la loi : jours ouvrés ou ouvrables

Tout salarié en activité dans une entreprise dispose de droits aux congés payés. La loi prévoit que le salarié acquiert 2,5 jours de congés ouvrables par mois de travail effectif. Soit 30 jours ouvrables pour un salarié à plein temps. Cela équivaut à 5 semaines de congés lorsque l’entreprise prend en compte une période de travail répartie sur 6 jours par semaine.

Dans certaines entreprises, les congés payés sont calculés en jours ouvrés et non ouvrables par convention ou accords spécifiques (accord d’entreprise, d’établissement ou de branche). Ainsi, le salarié acquiert non pas 30, mais 25 jours de congés payés par an, soit 5 semaines également.

Jours supplémentaires de congé

Il est possible dans une entreprise que les salariés bénéficient grâce à la convention collective ou à des accords de jours de congés supplémentaires. Ces jours de congés peuvent s’obtenir en raison de l’ancienneté dans l’entreprise, d’un handicap ou de l’âge du salarié.

Les dispositions prévues par les conventions ou accords doivent être mises à disposition des salariés de l’entreprise afin de leur permettre de comprendre le calcul de leurs congés. Le module Gestion des absences et vacances de Storhy vous permet de choisir la convention collective ou de créer votre convention afin de la rendre accessible aux employés.

Comment gérer les congés payés, RTT et heures supplémentaires ?

Une fois le calcul des congés réalisé par les RRH, l’important maintenant est de bien gérer leur attribution et la gestion lors de la prise des congés. La gestion des demandes de congés et des absences peut rapidement devenir une tâche chronophage pour le service RH.

Lors des périodes de fin d’année, les demandes affluent et pour que toutes les demandes soient traitées dans les temps et les soldes de congés bien mis à jour, il est nécessaire de bien s’organiser.

Dans ce contexte, l’utilisation d’un outil de gestion des congés comme le module Absences et Vacances sera votre meilleur atout.

La gestion des congés en entreprise via un logiciel de congés

Grâce à notre module de gestion des congés, vous pouvez directement attribuer un nombre de congés à vos collaborateurs pour une période donnée. Le collaborateur peut alors consulter en temps réel son solde et prendre la décision de poser ou non des vacances.

La demande est envoyée par le collaborateur, le manager peut ensuite la valider ou non, le solde de congés est mis à jour. Le RRH n’a pas besoin d’intervenir, mais peut consulter les demandes et les vacances posées par les collaborateurs.

Ainsi, grâce à notre outil de gestion des congés, le service RH gagne un temps considérable :

Gérer les RTT, Réduction du Temps de Travail

Depuis le passage aux 35 h, les services RH ont vu apparaître une nouvelle forme de congés pour les employés. En effet, la loi prévoit que les salariés doivent effectuer un temps de travail hebdomadaire de 35 h, sauf mention au contrat avec paiement d’heures supplémentaires.

Les RTT, réduction de temps de travail apparaissent alors dans les fiches de paie, ce sont des congés que le salarié peut prendre afin de rattraper ses heures de travail. Dans les entreprises, le nombre de RTT par salarié est souvent défini par une convention ou un accord étendu ou par un accord d’entreprise ou d’établissement.

Notre module de gestion de vacances vous permet d’attribuer un nombre de RTT pour chaque collaborateur de l’entreprise. Celui-ci pourra alors lors d’une demande de prise de congé signaler le type d’absences qu’il souhaite prendre. Comme pour le solde de congés, une fois la demande de RTT soumise, celle-ci est validée par le manager et le solde de RTT mis à jour.

Gestion des heures supplémentaires en entreprise

En plus de la gestion des vacances et absences, l’entreprise doit également gérer les temps de travail en entreprise et donc de possibles heures supplémentaires pour chaque salarié. Tenir à jour des données précises concernant les heures supplémentaires demande également beaucoup de travail au service RH. Il faut être sûr que le collaborateur dispose bien des heures supplémentaires et vérifier qu’il les récupère bien ou qu’elles lui sont bien payées.

Grâce à notre module gestion de temps de travail, le collaborateur entre ses heures effectives de travail chaque jour et peut alors visualiser lorsqu’il dispose d’heures supplémentaires à récupérer. Utilisé en complément du module de gestion des Absences et Vacances, le module comptabilise les heures, le salarié peut ensuite poser un nouveau type d’absence « compensation heures supplémentaires ». Comme les demandes d’absences vu précédemment, la validation de l’absence est soumise à la validation du manager.

Vous savez maintenant tout sur le calcul des congés en entreprise et de l’avantage des solutions SIRH comme Storhy pour les gérer en entreprise. Le bon fonctionnement de l’outil est soumis au bon renseignement des congés par le service RH en amont, ensuite vous pouvez laisser notre outil gérer le reste.

Pas encore convaincu ? Saviez-vous qu’avec notre plateforme en ligne vous pouviez également transmettre facilement les informations relatives aux congés, absences au service de paie ? Que la comptabilité soit internalisée ou non. Vous pouvez donner un accès aux données que vous souhaitez afin que le service de paie puisse réaliser ses missions. C’est encore une fois un gain de temps considérable pour le responsable des ressources humaines, mais également pour le comptable qui n’est pas obligé de courir après les informations.

Pour en savoir plus => SIRH : soutenir la gestion administrative et la gestion comptable de l’entreprise

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