L’enregistrement du temps de travail : une opportunité pour responsabiliser vos collaborateurs !

Le Secrétariat d’Etat à l’Economie Suisse a pris ses dispositions pour renforcer les contrôles et obliger les entreprises à respecter la directive sur l’enregistrement obligatoire du temps de travail (lire notre article pour en savoir plus). Les entreprises anticipent donc les audits en mettant en place une solution de gestion du temps du travail de leurs salariés. La grande majorité des employés sont soumis à un enregistrement complet de leur temps de travail, et doivent donc commencer à renseigner leurs horaires de travail.

Le problème c’est que certains d’entre eux pourraient ne vraiment pas apprécier cette nouvelle démarche, pourtant légale. Il y a de fortes chances pour que leur réaction soit parmi les suivantes :
– Certains employés vont apprécier déclarer leur temps de travail. Ils y verront une bonne opportunité de valoriser leur travail, d’obtenir une compensation pour toutes leurs heures travaillées, et d’être encouragé à entretenir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
– Certains autres pourraient le prendre très mal, comme un gros bouleversement dans leurs habitudes de travail ou même dans la gestion de leur carrière. Certains auront le sentiment de perdre leur statut ou une part de leur liberté. Même s’ils ne l’expriment pas oralement, ces changements pourraient diminuer leur satisfaction au travail et les pousser à chercher d’autres opportunités de travail.
– Et certains autres n’auront quasiment aucune réaction vis à vis de ce changement. Soit ils ne sont pas tellement investis dans leur travail, soit ils ne comptent pas leurs heures et ne sont pas préoccupés par compenser leurs heures supplémentaires.

Bien que certains employés seront très contents que l’on reconnaisse leur temps de travail, notamment pour demander des compensations éventuelles, certains employés pourraient vraiment mal réagir à l’enregistrement de leur horaires de travail. Vous ne voulez pas ignorez ces sentiments et les réactions qui en découlent, mais que pouvez-vous donc bien faire ? Voilà quelques astuces pour vous aider à les anticiper et à gérer le changement qui va avoir lieu.

Après tout, les managers sont en première ligne. Ils vont devoir communiquer sur les changements, répondre aux questions et faire face aux réactions des employés. Il est important que vos managers et superviseurs comprennent pourquoi ces changements ont lieu, et qu’ils puissent distiller le bon esprit dans l’entreprise.

En tant que RH, vous savez bien que les changements sont imposés par l’Etat. Mais vos employés en sont-ils informés ? Dites-leur que l’enregistrement du temps de travail est obligatoire pour toutes les entreprises et que ce n’est pas uniquement une volonté de votre direction. Rassurez-les sur le fait que cela ne remet pas en cause la confiance que vous avez dans leur travail. Expliquez-leur que c’est une nouvelle manière de calculer la paie et les heures supplémentaires, pas leur position dans l’entreprise (le cas échéant). Ramenez les débat sur des critères objectifs plutôt que subjectifs afin qu’ils ne sentent pas offensés, effrayés ou remis en cause.

Certains employés vont croire qu’ils gagneront moins d’argent avec ces changements de pratique potentiellement liés à la paie. Assurez-leur que c’est une manière de les payer pour chaque heure qu’ils travaillent. Concentrez-vous sur les bénéfices de ces changements. Amenez-les à comprendre que cela va éviter les soirées interminables impayées ou le travail en weekend que ce soit en donnant une flexibilité dans la durée des journées la semaine, ou bien en accordant des heures supplémentaires et leur compensation de manière exceptionnelle. Ayez un plan précis pour répondre à chacune des questions de vos employés.

Vos employés pourraient avoir acquis la fâcheuse habitude de travailler à l’heure du déjeuner ou de rester tard le soir. Le changement ne sera pas facile, surtout s’ils travaillent dans l’entreprise depuis longtemps. Il va donc falloir que vous accompagniez vos collaborateurs pour qu’ils adoptent de bonnes habitudes.

Si les collaborateurs sont soumis à un enregistrement simplifié, ils pourront probablement continuer à organiser leur temps de travail et n’auront pas besoin de beaucoup changer leurs habitudes tant qu’ils déclarent la durée de leurs journées et qu’ils s’en tiennent à leur quota d’heures hebdomadaire. Expliquez leur comment ils peuvent déclarer des heures supplémentaires, sous quelles conditions, et comment cela sera traité et approuvé dans votre entreprise.

Si les collaborateurs sont soumis à un enregistrement complet, ils devront renseigner leurs horaires de travail et respecter certaines obligations comme la pause légale de 30 minutes entre midi et deux. Ils devront peut-être changer leurs vieilles habitudes de travailler à l’heure du repas, de rester tard, ou encore de répondre à leurs mails de retour à la maison. Les managers vont devoir surveiller et imposer des règles de travail pour éviter les heures supplémentaires non anticipées – et cela pourrait vite devenir très pénible. Cela sera facilité avec un système électronique d’enregistrement du temps de travail, moins personnel ou prédominant. Expliquez clairement à vos collaborateurs les nouvelles procédures, et ce qui est attendu d’eux.

Sachez que toutes les heures travaillées par vos collaborateurs doivent être compensées d’une manière ou d’une autre – que le manager ait spécifiquement approuvé les heures supplémentaires ou non. Si les employés refusent de changer leurs habitudes, vous allez au-devant de conversations difficiles.

Avec tout changement de taille comme celui de l’enregistrement du temps de travail, la communication est un point critique. Cela va donner aux employés le sentiment d’être écoutés et que leur point de vue a bien été pris en compte. Cela vous permettra également d’identifier les problèmes avant qu’ils ne deviennent incontrôlables. Lorsque vous annoncez ces changements, assurez-vous que vos employés aient l’opportunité, en groupe, de poser des questions et d’exprimer leurs inquiétudes.
Mais n’oubliez pas de prévoir des entretiens individuels également. Désignez un ou plusieurs référents selon la taille de votre entreprise. Si possible, assignez un référent qui n’est pas le manager direct du collaborateur. En effet certains employés auront du mal à exprimer leurs inquiétudes à la personne qui rédige leur évaluation des compétences. Si vous gardez cela à l’esprit, vous aurez probablement des échanges plus honnêtes.

Le plus gros changement pour vos employés va être l’action même de pointer. Si vous avez déjà un système de pointage pour une partie de vos employés, évaluez si celui-ci pourrait fonctionner pour toute votre entreprise. Si c’est le cas, prévoyez des formations assez en amont du lancement du système pour tout le monde.

Si vous n’avez pas encore investi dans un système électronique de pointages, ça pourrait être le bon moment. La liberté et la flexibilité que cela va donner à vos employés et à leurs managers va éviter l’impression de pointer à l’ancienne ou d’un recul dans les pratiques RH de l’entreprise. Cela vous permettra également d’enregistrer leur temps de travail pour du reporting ou des audits. En plus vos managers pourront être alertés si du travail supplémentaire est effectué par leurs équipiers.

Demander à vos collaborateurs d’enregistrer leur temps de travail peut provoquer des réactions culturelles, mais un plan de communication adapté peut faciliter le changement. Donnez-leur les informations dont ils ont besoin, et mettez-leur en main un système technologique flexible pour faciliter leur quotidien. Si vous souhaitez parler de la mise en place de votre système de gestion du temps de travail, nous pouvons vous aider.