Responsable des RH, vous souhaitez mettre en place un outil de gestion pour faciliter le calcul des notes de frais ? En utilisant un SIRH adapté, vous centralisez les déclarations de notes de frais sur une plateforme sécurisée. Gain de temps et de transparence, réduction du risque d’erreurs et de fraudes et atout écologique… les bénéfices sont nombreux.
Les notes de frais : qu’est-ce que c’est et comment cela fonctionne ?
Les notes de frais : qu’est-ce que c’est ?
Les notes de frais sont des factures et des justificatifs permettant aux salariés de se faire rembourser des frais engagés de leurs poches pour les besoins de leur entreprise. Généralement, il s’agit de frais de déplacement ou de logement, de repas d’affaires ou de stationnement. Pourquoi ces frais ? Les entreprises envoient leurs salariés en mission, ce qui les amènent à prendre le train, dormir à l’hôtel, déjeuner avec des clients au restaurant, etc. Lorsque la somme d’argent n’a pas été avancée à l’avance ou que les RH n’ont pas pris en charge les réservations, le salarié veille à garder les justificatifs des sommes d’argent dépensées.
Comment établir une note de frais ?
L’établissement des notes de frais dépend ensuite de la politique voyage de l’entreprise. L’employé remplit une fiche matérialisée ou dématérialisée résumant les dépenses engagées auquel il joint les justificatifs. Cette fiche standard est différente selon les entreprises. Généralement, l’employé indique la date et le montant des frais, cadre de sa mission et éventuellement le nom de prestataire. Selon une étude réalisée par HRS et la fondation GBTA, le temps de création d’une note de frais pourrait aller jusqu’à 20 minutes. Lorsqu’un salarié revient de voyage d’affaires avec de nombreux justificatifs à rassembler, ces minutes se transforment vite en heures…
Comment rembourser des notes de frais ?
Les salariés soumettent ensuite leurs notes de frais au service administratif. Parfois, les gestionnaires sont amenés à corriger ces notes de frais et à le signaler à leurs employés. Sans l’utilisation d’un outil tel qu’un SIRH, cela implique plusieurs échanges par email faisant perdre un temps précieux aux deux parties. Une fois validée, la note de frais est enregistrée dans les systèmes informatiques de l’entreprise pour enclencher le remboursement.
Le traitement manuel des notes de frais prend beaucoup de temps. Si votre PME se développe, s’équiper d’un logiciel SIRH devient nécessaire pour éviter les erreurs lorsque les notes de frais se multiplient.
Pourquoi digitaliser la gestion des notes de frais ?
En premier lieu, il s’agit d’un véritable gain de temps à la fois pour les salariés, les RH et les gestionnaires-comptables. La procédure, entièrement automatisée, permet un suivi régulier de chaque situation. Le salarié peut rentrer ses dépenses au jour le jour et la finalisation du processus est plus rapide.
Qui dit absence de papier dit simplification du processus administratif ! Le gestionnaire comptable n’a plus de monticules de papiers à traiter. Il reçoit une alerte sur son poste de travail lorsqu’une opération est effectuée par un salarié. Il peut la consulter, procéder à sa vérification et la valider directement. Les salariés de votre entreprise utilisent des cartes bleues professionnelles ? Dans ce cas, le logiciel SIRH vous aide aussi à vérifier l’exactitude des montants déclarés. Sinon, les justificatifs seront scannés et accessibles facilement sur l’espace en ligne.
Dernière raison et non des moindres : limiter le risque de fraude ! Grâce au logiciel SIRH, vous vérifiez plus facilement si le salarié respecte la politique voyage de l’entreprise. L’outil de gestion vous alerte automatiquement s’il détecte un problème. Là encore, cela permet un gain de temps et d’énergie considérable pour tous. Vous êtes à la tête d’une PME ? Découvrez la solution Storhy pour gérer facilement vos notes de frais.
Mettre en place une véritable politique voyage
Si ce n’est pas déjà fait, mettre en place une vraie politique de gestion des notes de frais est très important. En effet, ces dernières ne seront pas validées si elles ne respectent pas les conditions fixées au préalable. La politique voyage prend la forme d’un règlement intérieur visible par tous les membres de l’entreprise : responsables, salariés, collaborateurs, etc. Pour fixer vos objectifs, commencez par analyser les coûts directs et indirects liés aux déplacements des collaborateurs. Prenez également en compte leurs suggestions. Ensuite, vous déterminerez les grandes lignes directrices, valables pour tous en fonction des foyers de dépenses. Par exemple, remboursez-vous les voyages en première ou en seconde classe ? Quel est le montant maximal d’un repas d’affaires ? Etc.
Pour les PME, profitez d’un essai gratuit du logiciel de note frais Storhy, accessible en ligne. Vos collaborateurs accéderont aux notes de frais pendant leurs déplacements. Vous pourrez les contrôler en temps réel et les valider immédiatement !
