Les chatbots sont de plus en plus employés dans l’univers numérique. Ces petits logiciels simulent une conversation avec un utilisateur. Programmés à partir de questions axées sur un sujet précis, ces agents conversationnels, fondés sur l’intelligence artificielle (IA), permettent de renseigner ou d’orienter l’utilisateur rapidement en l’informant sur les questions les plus récurrentes. Dans le domaine des ressources humaines en entreprise, les chatbots sont encore peu utilisés. Selon, l’Observatoire des chatbots, 23% des responsables RH pensent y recourir dans un futur proche. Mais ils sont 68% à estimer qu’ils interviendront de plus en plus dans les PME pour simplifier les tâches courantes et faciliter le traitement des dossiers du personnel, notamment dans la gestion des vacances et congés.
Les chatbots et les responsables RH : quand l’IA noue le dialogue
En 2018, seul un RH sur cinq sait à quoi sert un chatbot. Alors que son usage semble plus évident dans le domaine du marketing, son intégration dans les RH suscite moins d’enthousiasme. Si l’IA se conçoit mieux dans une relation purement commerciale, elle semble moins évidente dans un univers axé sur l’humain. Comment intégrer des notions de bienveillance ou d’empathie dans un chatbot ? Une question que se posent légitimement les RH dans un métier où le relationnel est primordial.
Les domaines d’intervention des chatbots dans les RH
Toujours selon l’Observatoire des chatbots, les agents conversationnels seraient les bienvenus pour :
- Décentraliser les services RH et notamment la gestion des vacances et des congés
- Optimiser l’organisation des formations
- Accompagner les collaborateurs dans les procédures de mobilité interne
- Aider au recrutement
- Informer les collaborateurs de leurs droits
- Evaluer les performances des équipes
Intégrer des chatbots facilite entre autres la demande de vacances ou de prise en compte d’un congé (RTT ou maladie). Faire ces démarches directement par l’intermédiaire d’un chatbot est un véritable gain de temps. Disponible pour l’employé 24/24h, il permet d’informer en temps réel le service RH. Le chatbot devient alors un facilitateur pour les responsables RH et toute l’entreprise.
Le chatbot, dans l’utilisation des congés ou vacances, est perçu comme un substitut au service intranet de l’entreprise. Certes, s’il s’agit d’un avatar humain, cet échange virtuel s’avère toutefois plus convivial. Le collaborateur peut s’adresser au chatbot pour :
- Connaître son solde de vacances
- Informer sur une absence et l’intégrer au planning des absences
- Avertir d’une formation en cours ou d’une absence.
Le chatbot permet au responsable RH d’être tenu informé en temps des absences du mois et de leurs motifs. Ces informations peuvent ensuite être envoyées directement à la comptabilité pour établir chaque mois les fiches de paies de manière fiable et efficace. Ce transfert d’informations dynamique évite les échanges de mails fastidieux : toutes les absences sont répertoriées dans le logiciel. Ainsi vous êtes assurés de ne pas avoir d’erreurs lors de l’émission des fiches de paie. Finalement, le chatbot s’il est bien utilisé et paramétré n’est plus vécu comme un intrus. Il se révèle comme un outil de communication libérant les RH de taches chronophages pour qu’ils puissent se concentrer sur des dossiers plus importants ou essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise.
Le chatbot se substitue finalement aux formulaires à remplir pour informer des congés ou des vacances. Il permet également de proposer à des collaborateurs une formation ou un autre poste pouvant les intéresser en fonction des informations récupérées dans la base de données de l’entreprise. En cas d’absence d’une personne, il pourra s’adresser immédiatement aux employés susceptibles de remplacer momentanément la personne manquante. Idem, si un collaborateur laisse son poste pour accéder à une autre situation. Les chatbots deviennent des assistants virtuels au RH se chargeant à sa place du suivi administratif ou du sourcing.
Chatbot : l’essayer c’est l’adopter !
Malgré les réticences actuelles, les RH envisagent avec bienveillance l’intégration de ces agents conversationnels. Le principal frein à l’expansion des chatbots est la déshumanisation des services RH, un secteur pourtant au cœur de l’humain. Cependant l’intelligence artificielle bien employée permettra surtout de se recentrer sur la véritable valeur ajoutée du métier. Le numérique doit rester un outil pour leur permettre d’accompagner au mieux leurs collaborateurs. Avec l’emploi des chatbots, ils redeviennent l’interlocuteur privilégié pour le personnel et un conseiller primordial pour déployer la stratégie de l’entreprise en connaissant mieux ses ressources et son potentiel interne.
Aujourd’hui, les processus RH se digitalisent particulièrement en ce qui concerne la gestion des absences. L’usage des chatbots pour faciliter la prise de congés ou RTT est donc appelé à se développer. N’hésitez pas à essayer gratuitement le logiciel de gestion RH mis au point par Storhy et donnez-nous votre ressenti à l’issu de cet essai. Vos observations sont les progrès de demain.
