Aujourd’hui, les services RH collectent de plus en plus de données concernant leurs collaborateurs. Cette démarche va de pair avec le suivi de plus en plus pointu des salariés dans l’entreprise et la volonté, depuis quelques années, de replacer l’humain au centre des préoccupations RH.
Ainsi, pour mieux agir et prévoir l’avenir, le RRH se voit dans l’obligation de collecter de très nombreuses informations concernant son personnel. Ces informations sont stockées dans des bases de données afin d’être traitées et utilisées d’une part pour améliorer le quotidien des salariés, mais aussi garantir l’avenir de l’entreprise.
Il faut bien comprendre que la collecte de ses informations est aujourd’hui essentielles pour le service RH, mais peut poser de nombreuses questions en interne sur leur protection.
Informations collectées par les ressources humaines et confidentialité
Toutes les informations collectées par l’entreprise doivent l’être à des fins de traitement pour l’entreprise. En aucun une donnée peut être collectée si elle n’a pas d’intérêt dans le suivi du salarié dans l’entreprise. Celui-ci peut d’ailleurs refuser de transmettre les informations qu’il juge personnelles et non nécessaires à son dossier professionnel.
Les données RH collectées contiennent des informations sensibles sur les salariés (situation matrimoniale, salaires, coordonnées, etc.). Ces informations sont confidentielles et c’est à l’entreprise et au DRH d’en garantir la sécurité et la confidentialité.
Problématique de sécurité des données RH de l’entreprise
Dans les entreprises multipliant les outils de gestion des RH, garantir la sécurité des données est aujourd’hui devenu une véritable problématique. La multiplication de fichiers, la duplication des informations dans divers outils et leur accessibilité via un serveur non sécurisé ou partagé dans l’entreprise laissent une forte place aux failles de sécurité.
Collecte et protection des données personnelles selon le RGPD
Depuis son entretien d’embauche à son départ de l’entreprise, un collaborateur délivre une quantité importante de données personnelles à son entreprise. Avec l’arrivée du RGPD, la question des données est devenue le cœur des discussions RH. Ainsi, près de 2 ans après son instauration, le RGPD a changé la manière dont sont collectées et traitées les données personnelles.
Pour rappel, la CNIL définie le principe de protection des données selon 5 critères :
- La finalité de la donnée : le but de la collecte des données personnelles ;
- La pertinence : seules les données essentielles doivent être collectées ;
- La durée de conservation : celle-ci doit être précisée et ne peut être indéfinie ;
- L’accessibilité : les données d’une personne peuvent lui être communiquées, il peut les rectifier et s’opposer à leur utilisation ;
- La sécurité : l’entreprise garantie la sécurisation des données.
Ainsi, toute entreprise conforme doit pouvoir garantir ces principes à tous ses collaborateurs et cela à tout moment. De plus, pour les entreprises et PME de plus de 250 salariés, la réglementation prévoit également la création d’un registre de traitement des données. Ce registre permet de suivre les activités utilisant des données personnelles des salariés. Ainsi, les salariés ont à disposition un document retraçant tous les usages de leurs données par l’entreprise et peuvent s’opposer à leur utilisation.
Comment sécuriser vos données grâce au SIRH ?
Si le RGPD oblige la plupart des entreprises à repenser entièrement leur système de collecte et de stockage des données. Il n’en reste pas moins un moyen d’enclencher des changements organisationnels dans l’entreprise.
Votre entreprise devra dans tous les cas garantir la confidentialité et la sécurisation des données du personnel. Il peut donc être intéressant de saisir cette occasion pour commencer la digitalisation de la fonction RH dans votre entreprise avec un SIRH qui garantira la sécurité de vos données.
Le système d’information de ressources humaines est une application logicielle en ligne conforme aux obligations légales concernant le traitement des données personnelles. L’outil est pensé de sorte que chaque utilisateur à la possibilité d’éditer, de modifier ou supprimer les données lui correspondent et uniquement celles-ci.
Question sécurité, la solution RH Storhy protège la totalité de vos données et garantit leur confidentialité. Pour cela, le logiciel en ligne est sécurisé par différents protocoles de sécurité sur le cloud notamment grâce à un hébergement sécurisé sur des serveurs en Europe.
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