20 minutes. C’est le temps moyen de création d’une note de frais pour un collaborateur. Ainsi, si l’on multiplie ce temps par le nombre de notes de frais éditées au cours d’une année, on perçoit rapidement la perte de temps et de productivité que cela peut engendrer pour une entreprise.
En plus du temps passé à éditer la note de frais, on peut également s’inquiéter du temps perdu par le collaborateur à suivre sa demande et du temps passé par les services RH à traiter ces demandes.
Depuis le 22 mars 2017, un arrêté paru au journal officiel fixe les modalités de numérisation des factures papier annonçant donc la fin de l’obligation de justificatifs papier. Une aubaine pour les entreprises qui devaient, jusque-là, conserver tous les justificatifs papiers des notes de frais, ce qui correspondait à des kilos de papier à classer et archiver.
La numérisation des notes de frais a ainsi ouvert de nombreuses opportunités pour les logiciels de traitement des notes de frais. Les entreprises peuvent maintenant simplifier et digitaliser leurs processus, sans crainte d’une non-conformité auprès de l’URSSAF. Découvrez les avantages de la digitalisation des notes de frais et ses enjeux pour les entreprises.
Gestion digitale des notes de frais, les avantages pour les salariés
Lorsqu’un salarié revient de voyage d’affaires avec de nombreux justificatifs à rassembler, à traiter et à compiler la création d’une note de frais peut alors rapidement prendre des heures.
Avec les outils digitaux de notes de frais, le collaborateur dispose d’une interface simple pour ajouter rapidement une note de frais. Les dépenses et justificatifs sont directement ajoutés via la plateforme et ce à tout moment. Il peut ajouter ses dépenses au fur et à mesure et ainsi garantir un processus fluide et sans perte d’information.
Une fois la demande envoyée, le collaborateur suit son traitement et reçoit des notifications en cas d’acceptation ou rejet. La communication est fluidifiée, l’information circule facilement en interne et les temps de remboursement sont accélérés.
L’utilisation d’un outil digital pour les notes de frais permet donc au salarié de gagner du temps, de se libérer des contraintes du papier et de gérer en toute autonomie ses notes de frais.
Automatiser le processus grâce aux logiciels de notes de frais
Si la gestion digitale des notes de frais offre un vrai gain de temps pour les salariés, elle a également un réel intérêt pour l’entreprise. L’automatisation des processus internes a depuis longtemps montré son importance dans l’amélioration de l’efficacité et la maîtrise des coûts.
Dans le cas des notes de frais, c’est le service administratif qui gère les demandes, leur validation, mais aussi la transmission des informations au service comptabilité.
Grâce au module de gestion des notes de frais de Storhy, le service administratif automatise ses processus. La note de frais est validée par le manager du salarié, le service administratif n’a plus qu’à transmettre les informations de paiement au service comptabilité.
Optimisation et traitement des données de notes de frais
La digitalisation offre un autre avantage à l’entreprise : l’optimisation et le suivi des dépenses des notes de frais. Le but étant d’analyser les données afin d’en tirer des conclusions et d’appliquer des modifications potentielles au système de notes de frais.
Chaque entreprise dispose en général d’une politique voyage qui définit les limites de dépenses des différents champs. Par exemple, un maximum pour le logement, les repas ou encore le défraiement des frais kilométriques.
Notre module de gestion des notes de frais vous permet de mettre en place une réelle politique de voyage et d’être notifié en cas de non-respect de celle-ci. Vous pourrez ensuite analyser les budgets des dépenses par type ou par collaborateur. Par exemple : Combien dépense mon entreprise en logement chaque mois ? En trajet ? L’entreprise pourra alors revoir la politique voyage, l’adapter aux situations ou encore repérer les mauvais joueurs.
L’utilisation d’un logiciel de notes de frais comme Storhy présente donc des avantages précieux à la fois pour les salariés et pour les services RH. En digitalisant cette démarche, vous permettez un gain de temps et de simplicité à vos collaborateurs. Vos collaborateurs accéderont aux notes de frais pendant leurs déplacements. Vous pourrez les contrôler en temps réel et les valider immédiatement !
Storhy est une solution SIRH proposant différents modules pour les PME. Si vous souhaitez mettre en place un logiciel de notes de frais, Storhy vous propose de profiter d’un essai gratuit de 10 jours. Vous pouvez également nous contacter afin de déterminer avec nos experts RH, les modules les plus avantageux pour votre entreprise.
