En cette rentrée, nous avons ouvert notre blog à la société Zyfro. A destination aussi des PME, Zyfro propose une solution logicielle de gestion de facturation. Ils ont accepté de nous livrer leur vision sur la dématérialisation en matière de facturation.
En entreprise la dématérialisation et les politiques “zéro papier” sont devenues la norme. On se débarrasse peu à peu des vieux classeurs, des documents et des dossiers qui encombrent les bureaux. Les vieilles archives se trouvent une nouvelle jeunesse sur le cloud et les bases de données. Plus question de stocker et d’empiler les feuilles de papier, il faut tout numériser et la plupart des documents physiques sont transformés en fichiers numériques directement modifiables et accessibles.
Les progrès technologiques et la démocratisation d’internet accompagnent ces nouvelles pratiques dites de dématérialisation. Aujourd’hui près de 80% des procédures administratives peuvent être effectuées en ligne et le nouveau gouvernement, dont la transformation numérique est l’un des fers de lance, espère bien aller plus loin dans ce processus.
D’ici 2020 l’adoption de la facture électronique sera obligatoire pour l’ensemble des petites et moyennes entreprises travaillant avec le secteur public. Toutefois ce passage au tout numérique, malgré ses avantages apparents, implique souvent d’importants coûts de transformation notamment pour les TPE et les PME. C’est pourquoi l’État a récemment mis en place la facture mixte, une solution transitoire censée simplifier la régularisation.
Aussi, de nouveaux logiciels voient le jour tels que Zyfro, un logiciel de facturation en ligne adapté pour les TPE, PME qui révolutionne les procédures administratives et financière à moindre coût ! Nous revenons dans cet article sur les avantages et les inconvénients de la dématérialisation de la facturation et des procédures administratives en entreprise.
Qu’est-ce que la facture mixte ?
Près de 75% des entreprises ont déjà adopté le modèle de facturation électronique, cependant cette transition n’est pas si simple à mettre en place pour les petites entreprises. Ce que l’on appelle les déploiements EDI (échange de données informatisées) impliquent, en effet, l’intégration de logiciels et d’équipements de gestion parfois lourd à assumer.
C’est face à ce constat que le Comité Européen de la Normalisation (CEN) et le Forum Français de la Facture Électronique (FNFE) ont travaillé à la création de la facture-x, dites facture mixte. Ce nouveau format, précisément destinée aux PME, associe des données XML décryptables par un ordinateur et une facture PDF lisible par l’homme. Cela devrait permettre de démocratiser l’adoption des factures électroniques à l’ensemble des PME et TPE. Puisqu’un seul outil permet dorénavant de générer l’ensemble des informations de facturation, évitant ainsi la ressaisie par le destinataire du document. Les factures n’ont plus besoin d’être scannées, les données sont intégrées automatiquement et peuvent être complétées à la main si besoin. Mais pour cela les éditeurs de logiciel de facturation vont devoir proposer de nouvelles solutions à leurs clients afin d’intégrer ce nouveau format dans leur processus de gestion.
La facture mixte permet à la fois d’accélérer et de diminuer les délais de facturation, un réel avantage pour les TPE et les PME qui sont souvent victimes de retards de paiement menant parfois à la faillite. Si les petites entreprises ont jusqu’à 2020 pour se régulariser et respecter les nouvelles réglementations, la facture mixte semble être une solution efficace afin de s’adapter à la dématérialisation des procédures administratives.
Comment la dématérialisation simplifie la vie des TPE et des PME ?
La dématérialisation des documents modifie au quotidien les habitudes et les pratiques des salariés. En effet, ce que l’on appelle l’e-administration ne cesse de simplifier les opérations de manipulation et les échanges en entreprise. Adieu la vieille photocopieuse et le courrier postal, dorénavant des procédures administratives complexes peuvent se régler en quelques clics et deux/ trois e-mails.
D’un point de vue économique et logistique, la gestion électronique des documents est une réelle opportunité pour les TPE et les PME. En entreprise l’on estime qu’un salarié passe près de 50% de son temps à chercher des dossiers dans les archives ! En plus de permettre un gain précieux d’espace, une bonne indexation et une meilleure traçabilité des documents permettent de limiter considérablement le temps de recherche. Un simple outil de classification suffit pour retrouver presque immédiatement vos courriers professionnels, vos relevés bancaires, vos bons de commandes ou de livraison, vos factures ou vos bulletins de salaire. Un vrai gain de temps et de productivité pour vos salariés qui peuvent ainsi se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Le traitement des documents est alors effectué plus rapidement et circule facilement entre les différents services. Cela permet également de réduire l’empreinte écologique de l’entreprise en diminuant l’impression des documents et la consommation de papier.
Y-a-il des inconvénients à envisager quand on passe à la dématérialisation ?
Simplification des procédures, gain de temps, diminution des coûts, les avantages de la dématérialisation semblent souvent plus évidents que ses inconvénients. Pourtant la transition numérique de l’administration en entreprise pose de vraies questions, qu’il s’agisse de la sécurité des données, de la formation du personnel aux nouvelles méthodes numériques ou de l’impact que cela entraine sur l’organisation des différents services.
Attention donc à ne pas se lancer tête baissée dans la dématérialisation. Ce processus s’envisage et se réfléchit en amont afin d’éviter notamment tous risques en matière de sécurité ou perte de données. C’est pourquoi, il est important de s’entourer de professionnels qui apportent un conseil pertinent et de se doter d’outils performants et fiables, gages de réussite de ce passage.
La transition numérique est devenue incontournable. Le choix des outils, du matériel et des serveurs doit donc être étudié avec attention, afin que les entreprises puissent s’adapter au mieux à ce nouvel environnement prometteur tant en matière de productivité que de croissance.
Article rédigé par la société éditrice du logiciel Zyfro dans le cadre d’un partenariat.
