Enregistrement du temps de travail : les points importants du SECO

Que précise le SECO par rapport à l’enregistrement du temps de travail ?

« L’article 46 de la loi sur le travail (LTr) oblige l’employeur à tenir à la disposition des autorités d’exécution et de surveillance les registres ou autres pièces contenant les informations nécessaires à l’exécution de la loi et de ses ordonnances. Il s’agit notamment, comme le précise l’ordonnance, de l’horaire et de la durée du travail quotidien et hebdomadaire (y compris le travail compensatoire et le travail supplémentaire), ainsi que des pauses d’une demi-heure et plus (art. 73 OLT 1). »

La loi fédérale sur le travail prescrit des règles sur la durée du temps de travail qui ont pour objectif de protéger la santé des travailleurs. La directive du SECO vise à rendre possible le contrôle de l’application de ces règles.

Quels types d’enregistrement du temps de travail sont autorisés ?

Trois variantes sont admises par le SECO :

• L’enregistrement systématique de la durée du travail : le régime de base applicable à tous les travailleurs qui ne disposent pas d’une certaine autonomie dans la fixation de leur temps de travail. Vous devez documenter le début et la fin de chaque phase de travail, ainsi que les pauses et les périodes de compensation. L’entreprise est tenue de l’appliquer lorsque les conditions d’un autre régime ne sont pas remplies ; elle est par contre libre de choisir la manière d’enregistrer la plus adaptée à son organisation.

• L’enregistrement simplifié de la durée du travail : limiter l’enregistrement au total des heures travaillées (une seule valeur cumulée par jour). Il est possible pour tous les travailleurs qui peuvent déterminer eux-mêmes une part significative de leurs horaires de travail. Pour ce régime, une convention collective de travail (CCT) n’est pas requise : un accord écrit passé entre l’entreprise et une représentation des travailleurs suffit. Dans les entreprises qui comptent moins de 50 collaborateurs, il est également possible de convenir individuellement de ce régime avec les travailleurs.

• La renonciation à l’enregistrement de la durée du travail : n’est admissible que si les conditions ci-après sont réunies de façon cumulative :
  • convention collective de travail (qui doit répondre à certains critères – voir plus de détails dans l’alinéa 4 du document du SECO OLT 1 Article 73a: Renonciation à l’enregistrement de la durée du travail *)
  • salaire annuel brut de plus de 120 000 francs (calculé à partir du salaire déterminant soumis à l’AVS de l’année précédente, bonus compris, mais allocations sociales non comprises – voir plus de détails dans l’alinéa 1 – lettre b du document du SECO OLT 1 Article 73a: Renonciation à l’enregistrement de la durée du travail *)
  • autonomie en manière d’organisation du travail comme d’horaires de travail (en prenant en compte certains critères comme le télétravail sans planning horaire défini, les horaires flexibles, l’absence d’obligation d’effectuer du temps de présence, les réunions obligatoires, les horaires blocs impératifs, l’obligation d’être joignable à tout moment, un cahier des charges exigeant une présence constante (p. ex. chef d’atelier ou de chantier), un grand besoin de coordination et une obligation constante d’être à la disposition des chefs et/ou des clients -voir plus de détails dans l’alinéa 1 – lettre a du document du SECO OLT 1 Article 73a: Renonciation à l’enregistrement de la durée du travail *)
  • accord de chaque travailleur concerné (avec accord écrit entre l’employeur et l’employé)

Comment enregistrer le temps de travail ?

L’enregistrement peut se faire sous différentes formes : papier, électronique, badgage, automatique, définition d’horaires fixes et enregistrement des écarts… (voir plus dans le document Modalités de l’enregistrement du temps de travail – Complément à la directive du SECO en matière d’enregistrement du temps de travail**)

L’article 73 OLT 1 (***) détaille les données qui doivent être enregistrées, dont par exemple la durée quotidienne et hebdomadaire du temps de travail, les horaires de travail, l’horaire et la durée des pauses de plus de 30 minutes.

Il faut conserver les enregistrements pendant au moins 5 ans (voir plus dans l’Ordonnance 1 relative à la loi sur le travail, Art. 73 al. 1 let. c OLT 1 ***).

Quelles sanctions risquent l’employeur qui n’enregistre pas le temps de travail ?

Même si l’employeur délègue l’enregistrement du temps de travail à ses employés, il en reste responsable. Il sera sanctionné si un audit révèle un manquement. Il a donc tout intérêt à contrôler le respect de l’enregistrement du temps de travail de ses collaborateurs.

En cas de non respect de la directive du SECO sur l’enregistrement du temps de travail, l’employeur risque des sanctions administratives voires pénales, et graduelles. Elles sont fixées par la loi : invitation à respecter la loi, décision sous menace d’une amende, mesures de contrainte administrative (exclusion de marchés publics, par exemple.). Un employeur qui viole intentionnellement les prescriptions sur la durée du temps de travail et du repos est passible de sanctions pénales (180 jours-amendes au plus). ****

Vous trouverez la liste de contrôle du SECO ici : Liste de contrôle relative à l’enregistrement de la durée du travail*****

Storhy, la solution pour enregistrer le temps de travail

Storhy est une plateforme de gestion des ressources humaines pour les PME. C’est une solution collaborative : chaque employé se connecte pour consulter ses informations personnelles et professionnelles, et initie ou participe à des processus RH. Il peut déclarer un changement de ses données personnelles, consulter son planning et celui de son équipe, demander ses congés, déclarer ses notes de frais, pointer en ligne et consulter son temps de travail. Les managers valident les demandes des employés sur leur temps de travail (absences, heures supplémentaires, fiches horaires mensuelles). Les responsables des ressources humaines supervisent les processus et transmettent facilement des informations de qualité à leur fiduciaire ou à qui de droit.

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Ressources :

* Article 73a – Renonciation à l’enregistrement de la durée du travail (art. 46 LTr)

** Modalités de l’enregistrement du temps de travail – Complément à la directive du SECO en matière d’enregistrement du temps de travail

*** Ordonnance 1 relative à la loi sur le travail

**** Loi fédérale sur le travail dans l’industrie, l’artisanat et le commerce – Art. 59 et 61 LTr

*****  Liste de contrôle du SECO