Centraliser et partager les documents RH des collaborateurs : quelles solutions privilégier ?

Au sein d’une organisation et à partir d’un certain nombre de salariés, la gestion des documents et des informations peut devenir complexe. En effet, un manque de communication entre les services peut se faire sentir si aucun outil de partage centralisé n’a été mis en place. Pour répondre à ce type de besoins, Storhy vous présente les avantages des solutions de partage de documents.

 

La dématérialisation RH : comment la mettre en place dans votre entreprise ?

La dématérialisation de vos processus RH vous permettra de traiter vos documents plus rapidement, avec davantage de fluidité, tout en réduisant les coûts liés à une gestion manuelle. La dématérialisation est une véritable aubaine pour les entreprises et le traitement des informations, car elle permet de centraliser et de partager les documents avec l’ensemble des collaborateurs.

Ainsi les dossiers sont à jour et consultables à n’importe quel moment autant par les salariés que par les managers. L’utilisation de solutions simples et adaptées vous permettront de faciliter la transition de votre entreprise vers la dématérialisation.

 

Les étapes de la dématérialisation RH

Evaluation de l’impact des changements

Il est important d’anticiper les changements que cette transition peut entrainer au sein de l’entreprise. Il est conseillé d’inclure tous les collaborateurs dans le processus car chacun est concerné par ce changement de taille. Pour anticiper la transition il est préférable de normaliser tous les documents et de faire un inventaire complet. Ainsi vous pourrez mettre en place un plan de classification optimal et faciliter l’automatisation de la gestion des documents.

Uniformiser les durées de conservation des documents

La gestion des ressources humaines fait intervenir beaucoup de documents. Vous devez les conserver en fonction d’une durée légale, de quelques mois à 90 ans. Des experts juridiques pourront vous conseiller. Tout le monde s’accorde à dire que c’est bien plus pratique de conserver les documents de manière numérique et centralisée, plutôt que de devoir les archiver sous format papier. Une fois numérisés, vous pourrez trier les documents en fonction de leur date, et facilement identifiés ceux dont vous n’avez plus besoin.

Conserver les documents papiers en plus des documents électroniques : une mauvaise idée

Il est fondamental de limiter au maximum la cohabitation des documents papiers et des documents électroniques. Cela vous permettra de faire adopter cette nouvelle pratique rapidement à l’ensemble des collaborateurs concernés.

Etablir une stratégie d’organisation efficace

La numérisation des documents est une tâche délicate qui laisse peu de place à l’improvisation. En effet, établissez en amont une stratégie pour organiser la numérisation des documents de manière fluide et logique. Vous avez la possibilité d’internaliser cette tâche ou bien de l’externaliser en fonction de la masse d’informations concernée.

Pour une transition vers la dématérialisation des processus RH réussie, il faut donc de la rigueur et une bonne organisation pour gérer de la meilleure façon possible ce changement.

 

Les solutions de gestion de données RH adaptées

Pour centraliser vos documents, l’idéal est de privilégier une solution de stockage des données RH efficace. Particulièrement recommandée pour les PME, ce type de solution vous permet de :

  • Importer vos documents: Importez vos documents dans le dossier du collaborateur concerné en toute simplicité. Vous pourrez regrouper CV, lettre de motivation, diplômes ou encore documents d’identité dans un seul et même endroit.
  • Stocker vos données: Triez vos documents en fonction des dossiers déjà paramétrés dans la solution pour une organisation des données optimale.
  • Partager les documents: L’intérêt de la dématérialisation des processus RH est de permettre un accès aux informations à tous les acteurs d’une société : salariés, responsables, superviseurs, RH… Chacun peut accéder aux informations depuis un espace personnalisé unique.
  • Gagner en productivité: Centraliser les documents de manière numérique représente un gain de temps indéniable. La recherche des documents est facilitée par une barre de recherche, idéale pour rechercher un dossier en fonction de son nom. Vous pourrez également visualiser les documents de manière simple et efficace depuis votre navigateur.

 

Au-delà d’un gain de temps essentiel, la dématérialisation des processus RH met en lumière l’évolution du métier des responsables RH au sein des entreprises. L’automatisation des processus et le partage des ressources soulignent le fait que la productivité de chacun est au cœur des problématiques des entreprises. Il est donc essentiel d’anticiper l’évolution des métiers de manière logique pour s’adapter au marché.

Si vous êtes à la tête d’une PME et êtes intéressé par l’évolution de vos processus RH, n’hésitez pas à souscrire à un essai gratuit de Storhy. Nos équipes pourront également vous accompagner dans vos procédures de dématérialisation RH et vous conseilleront au mieux sur les solutions de centralisation et de stockage des données adaptées à votre entreprise.

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