Un entrepreneur nous a récemment partagé la mauvaise expérience qu’il a vécue à cause d’un manque d’anticipation dans sa gestion RH. Il devait envoyer un de ses consultants les plus chevronné au Luxembourg suite à la signature d’un gros contrat. Surprise, cependant, lorsque l’avion devait être réservé : les papiers d’identité du collaborateur avaient expiré depuis 2 mois ! Sans passeport ou carte d’identité à jour, le collaborateur a dû faire une demande en urgence à l’administration, passer du temps pour activer ces démarches… Cela a produit un stress en entreprise, une tension entre le collaborateur et son management. Pourtant cela aurait facilement pu être évité avec une solution RH qui gère les échéances des documents !
Pourquoi anticiper ?
Anticiper c’est se placer dans une démarche proactive plutôt que réactive. Les tâches RH administratives sont nombreuses et variées. Elles peuvent rapidement occuper du temps qui devrait être consacré à la création de valeur. Alors pour éviter d’être constamment dans l’urgence en se mettant soi-même et ses collaborateurs sous pression, pour rester en règle en respectant les échéances, et préparer l’avenir sereinement, anticipez !
Que pouvons-nous facilement anticiper ?
Certains documents ont des dates d’expiration : cartes d’identité, passeports, permis de conduire. Pourtant l’entreprise doit avoir une copie de ces documents, à jour ! Ces tâches RH peuvent être anticipées très facilement.
Pensons également aux échéances des contrats des collaborateurs, aux fins de validité des habilitations et certifications obligatoire ! Rester en règle sur ces papiers légaux est un sujet critique.
Enfin les anniversaires et jubilés peuvent être anticipés et apporteront un atout à l’employeur s’il prévoit un cadeau à son collaborateur pour ces occasions !
Comment anticiper concrètement ?
Anticiper des choses aussi différentes est un vrai casse-tête si l’on n’est pas équipé. Mais recevoir une notification automatique avant l’échéance est une aide précieuse dont on ne peut plus se passer une fois qu’on en a bénéficié.
Il suffit de renseigner les dates d’échéances lors de téléchargement du document dans le système, et celui-ci vous rappellera automatiquement 1 mois avant la date que vous avez une action à entreprendre. Un rappel qui se trouve à l’endroit approprié, sur la page d’accueil de votre solution RH qui gère toutes les informations et documents administratifs de vos collaborateurs. Et pour mieux faire et faciliter votre action, la notification sera directement reliée à la page de l’application qui concerne l’information ou la pièce à renouveler.
Vous allez gagner de temps et de l’efficacité.
Que pouvez-vous anticiper, avec un peu d’intelligence ?
Vous pouvez analyser l’absentéisme de vos collaborateurs pour anticiper leur bien-être au travail. Pour être en mesure de faire ces analyses, utilisez un système qui gère les absences de vos collaborateurs. En plus de donner le solde de congés au collaborateur, de gérer le processus de demandes de congés et approbations par le manager, vous pourrez produire des statistiques sur les absences. Y a-t-il plus d’absents le lundi et le vendredi ? Y a-t-il un service qui est plus enclin à des absences de courte durée ? Puis allez sur le terrain discuter avec vos collaborateurs pour mieux comprendre la source du problème et le résoudre au plus vite ! La gestion RH peut enfin de concentrer sur l’humain.
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