Comment gérer les congés d’été et organiser le travail pendant les vacances ?

En période estivale, il arrive souvent que les salariés souhaitent tous partir en vacances en même temps. Ce cas classique pose souvent quelques soucis en matière de gestion RH. Pallier aux absences de vos salariés pendant l’été n’est en effet pas une mince affaire. Entre la gestion des appels téléphoniques, les réponses aux sollicitations par mails, le traitement des dossiers en cours et les éventuelles difficultés qui peuvent survenir… Il est essentiel d’anticiper pour assurer une bonne gestion des vacances en été. Comment faire pour maintenir l’activité pendant les vacances et comment assurer une parfaite gestion des congés en été ? On vous dit tout.

L’impact des congés d’été sur l’organisation de l’entreprise

Quand arrive la période estivale, tous les managers et autres décideurs se posent la question de l’organisation de l’entreprise pendant cette période. En effet, les congés d’été ont un impact réel sur cette organisation, d’autant plus si les congés ont été mal distribués. Cela peut avoir une conséquence économique sur le chiffre d’affaires. Les services auprès des clients peuvent aussi s’en trouver ralentis, ce qui peut venir ternir l’image de l’entreprise. Sur le plan social, une mauvaise organisation des congés d’été et un manque d’anticipation peuvent perturber les salariés.

Anticipez en fixant un ordre de départ en congés

Pour vous permettre d’organiser l’activité de l’entreprise en fonction de l’effectif présent, il est indispensable de fixer un ordre de départ en vacances. Il en va de votre stratégie managériale. Au moins 2 mois avant l’arrivée de la période estivale, tenez votre équipe informée et anticipez sur la période de prise de congés. Les employés pourront ainsi s’organiser de leur côté, ce qui vous évitera des problèmes de gestion des vacances d’été par la suite. Tenez compte de la situation familiale de chacun et des disponibilités de congés des conjoints.
Un bon réflexe à avoir : récupérer le solde des congés de tous les salariés en début d’année auprès des services RH. Ceux qui ont beaucoup de jours à solder doivent être prioritaires puisqu’il vaut mieux éviter le report de congés d’une année sur l’autre. N’oubliez pas non plus de demander l’avis préalable des délégués du personnel.

Organisez une permanence

Si l’entreprise ne ferme pas pendant l’été, il vous faut prévoir une permanence avec un effectif réduit. Il est donc nécessaire de trouver des solutions adaptées pour organiser différemment l’activité en interne. Plusieurs possibilités s’offrent alors à vous afin d’assurer la bonne gestion des vacances en été. Demandez à vos collaborateurs de tenir au courant leurs contacts professionnels de leur absence et de leur date de retour dans l’entreprise. L’envoi d’un mail est le plus judicieux. Au préalable, pensez à organiser une réunion avec vos salariés afin de faire un bilan sur l’activité et des dossiers en cours qu’il faudra traiter pendant la période estivale. Vous pouvez également en profiter pour recruter des collaborateurs en contrats à durée déterminée ou des intérimaires.

Intérim et CDD de remplacement : des contrats encadrés par la loi

Pour pallier l’absence d’un salarié en congés, vous pouvez faire appel à des intérimaires. Pour cela, prenez attache avec une agence d’intérim afin de conclure un contrat dit de mise à disposition. Ce contrat doit comporter des mentions obligatoires, sous peine de sanctions pénales. En cas d’informations erronées dans le contrat, votre responsabilité peut être engagée. L’avantage est que l’agence d’intérim se charge en règle générale de recruter les salariés et gère les formalités découlant de la signature du contrat de mission.

Quant au CDD de remplacement, ce dernier doit nécessairement être écrit et contenir également certaines mentions obligatoires, entre autres le motif de recours au CDD. Si une mention vient à manquer, le salarié est en droit de demander une requalification de son contrat en CDI.

Déléguez des affaires urgentes

Si vous prenez des congés, évitez d’être sollicité quotidiennement. Pour cela, le mieux est de prévoir une délégation à l’un de vos meilleurs collaborateurs, voire à un manager compétent. Cela doit concerner uniquement les affaires qui ne peuvent pas attendre la rentrée. Faites une réunion où vous aborderez les objectifs, les décisions à prendre et les personnes à contacter en cas d’impératifs. Si vous avez bien encadré les choses, tout devrait bien se dérouler.

Le logiciel SIRH Storhy : la solution pour gérer les congés d’été

Logiciel de SIRH pour les PME, Storhy est une solution de gestion RH de vos effectifs et des congés pendant l’été. Elle assure la parfaite gestion RH de vos effectifs et des congés pendant l’été. Cela vous permet d’affronter sereinement et de manière organisée les périodes de vacances pour l’entreprise. Concrètement, Storhy s’occupe de tout : vos collaborateurs ont une vision claire du solde de congés et chacun peut avoir accès au planning d’absences. Avec Storhy, toutes les absences sont entièrement digitalisées. Sur une plateforme, tout le monde se retrouve et intervient directement dans le processus. Les salariés posent leurs congés et les RH supervisent le processus. Tout est digitalisé, pour plus d’efficacité.

Gérer les congés d’été et organiser le travail de chacun pendant les vacances ne va pas de soi. Pour cela, il est indispensable de prendre les bonnes décisions et de veiller à déléguer les affaires courantes aux bonnes personnes. Pour gérer parfaitement les congés d’été et assurer une maîtrise RH optimale sans avoir à fermer l’entreprise, le logiciel de SIRH Storhy est la solution. Pour toutes les PME, il offre une gestion entièrement digitalisée des vacances d’été, dans un objectif de continuité du service dans l’entreprise. N’hésitez pas à essayer gratuitement le logiciel Storhy.