Particulièrement apprécié au sein de la Silicon Valley, le concept de lean management n’est pas exclusivement réservé aux grandes entreprises. Cette démarche peut au contraire se révéler particulièrement intéressantes pour les PME.
Vous avez dit lean ?
Basée sur le principe de l’amélioration continue et la chasse au gaspillage, cette méthode agile a été conçue pour limiter les échecs, dus à l’essoufflement, des jeunes entreprises.
Le principe est relativement simple : mobiliser l’ensemble de l’équipe pour réfléchir et adopter des pratiques et procédures durables qui permettront de générer la meilleure performance économique. Cette performance passe par la chasse au gaspillage global : temps, énergie, matière, le cœur de la démarche est de bâtir des process qui prémuniront l’entreprise de ce phénomène de gaspillage qui conduit à un essoufflement et une baisse de rentabilité dans tous les domaines.
Ce concept s’articule autour de grands principes que sont :
- Le collaboratif : ce ne peut être qu’un travail d’équipe basé sur l’échange à tous les niveaux.
- L’amélioration continue à long terme : cette démarche ne peut s’inscrire dans une logique court-termiste. Centré autour du principe d’amélioration continue, l’application du lean management s’inscrit dans le temps pour pérenniser les actions susceptibles d’apporter des améliorations au sein de la structure.
- La formalisation des bonnes pratiques et la détermination d’indicateur d’efficacité : il est indispensable de prévoir une utilisation efficiente des ressources et donc pour cela de formaliser les process et surtout de les évaluer.
On distingue souvent 3 axes dans le concept lean qui sont étroitement liés et ne peuvent pas être envisagés les uns sans les autres pour une mise en œuvre efficace de la démarche :
- Le lean manufactory : c’est la partie la plus facile à mettre en œuvre car elle est facile à quantifier. Il s’agit de l’ensemble des bons gestes et bonnes pratiques qui permettent de gagner en bien-être et en efficacité sur la partie production de biens ou de services.
- Le lean office : un peu plus complexe car il demande une intervention auprès de l’humain, le lean office désigne l’ensemble des processus permettant de maximiser l’efficacité des démarches administratives et tertiaires. Cela s’appuie en général sur le triptyque : amélioration des coûts, des délais et de la qualité de service.
- Le lean development : amélioration des flux d’informations, chasse aux surcoûts au sein du pôle R&D, le lean developement applique les principes lean à la partie développement et recherche. Cette approche doit cependant être mesurée car elle ne doit pas pour autant freiner l’innovation.
A priori simple à mettre en œuvre, la méthode lean peut se révéler particulièrement intéressante pour développer une PME.
Quel est l’intérêt du lean management pour une PME ?
En tant que PME, la question de la pérennité de la croissance est souvent au cœur de vos préoccupations. Or, si l’exemple qui revient toujours en matière de lean management est celui de Toyota, les PME constituent un terrain favorable à la mise en place de cette démarche, grâce, notamment, à un rapport hiérarchique plus souple et un engagement souvent plus fort des collaborateurs.
Parce qu’elles développent des process industriels, administratifs ou commerciaux souvent informels, les PME constituent une excellente cible pour le lean. Sa démarche agile, basée sur l’amélioration continue est simple à implanter et l’application et la formalisation des principes lean permettent d’apporter une amélioration quantifiable et rapide au sein de le PME.
En répondant aux 3 problématiques majeures d’une PME, que sont la rentabilité durable, l’amélioration de la qualité, la réduction des délais, le lean va lui permettre d’entrer dans une phase d’amélioration durable.
En sortant de la conception du chef d’entreprise tout puissant, porteur de solution et en adoptant une démarche collaborative visant à moins de gaspillage sur tous les plans et donc moins de stress, une PME a toutes les chances de tirer son épingle du jeu par les grandes capacités d’agilité qu’elle présente.
Comment passer au lean au sein de sa PME ?
Passer au lean ne se décrète pas, ce n’est pas non plus une série d’outils ou de bonnes pratiques observées chez le concurrent que l’on applique chez soi. C’est bel et bien un véritable processus collaboratif : efforts continus et formalisme sont la base de son succès.
Pour passer au lean, il faut d’abord accepter de changer votre état d’esprit ! Il faut être en mesure de déléguer la prise de décisions, de s’ouvrir aux idées nouvelles, d’accepter aussi les échecs et de savoir en tirer profit ! Si l’entreprise est prête à adopter cette nouvelle posture alors elle est prête pour le lean !
Depuis la simple réorganisation matérielle des bureaux aux actions de tri des déchets en passant par des actions plus complexes sur l’amélioration des flux d’information ou de la gestion des stocks, le lean peut et doit toucher tous les secteurs pour permettre de créer un cercle vertueux de croissance.
Attention toutefois, le lean ne doit pas servir à une réduction drastique des coûts et des moyens dans une pure logique de maximisation de profit. Il s’agit bien d’envisager une croissance pérenne à long terme dans une logique de bien-être au sein de l’entreprise.
Concrètement le passage au lean commence par la mise en collaboration de vos équipes et une série de questions :
- Quels sont nos objectifs à court, moyen et long termes ?
- Quelle est la nature de nos problèmes ?
- Quelles sont nos capacités à disposition pour les résoudre ?
Si une grande entreprise dispose des moyens nécessaires pour mettre en œuvre un lean global avec un changement profond de mentalités et des améliorations simultanées sur plusieurs points stratégiques, une PME, compte-tenu de ses moyens, doit plutôt envisager un changement petit à petit en fonctionnant par étape et priorité.
C’est l’effet boule de neige et l’association des petites actions qui permettra une amélioration profonde et durable. A vous de collaborer avec vos équipes afin d’identifier les gaspillages et apporter des solutions concrètes à chaque problème mais en réglant un problème à la fois et en évaluant à chaque fois vos résultats. Toute solution ne sera pas couronnée de succès. C’est pourquoi l’évaluation est non seulement nécessaire mais doit être anticipée, car c’est elle qui va permettre les ajustements et vous inscrire dans une démarche d’amélioration continue.
Votre PME peut véritablement bénéficier des avantages du lean management si tant est qu’elle décide de s’impliquer pleinement dans la démarche. Une démarche étape par étape avec des phases de test constitue l’approche la plus adaptée pour une croissance pérenne à long terme. Bien que basée sur le bon sens et la force de proposition de votre équipe, en cas de doute, des consultants peuvent aussi vous accompagner dans cette démarche.
