Quels critères pour évaluer le ROI d’un SIRH ?

Pas toujours facile de décider d’engager la dépense pour un SIRH. Nous vous avons déjà parlé du gain de temps et d’efficacité de l’outil mais concrètement peut-on envisager et évaluer le ROI de son SIRH ? Complexe à estimer, ce n’est pas pour autant impossible et voici une liste de critères pour vous aider à créer votre matrice d’évaluation.

ROI et SIRH ?

Plutôt familier pour les activités financières, marketing ou comptable, le ROI (retour sur investissement) est un précieux indicateur pour qui veut analyser l’intérêt réel d’un investissement. Or, l’installation d’un SIRH constitue forcément un investissement de départ pour l’entreprise qui s’équipe. Il est donc essentiel de pouvoir en mesurer les effets de manière la plus précise possible afin d’appréhender au mieux les gains générés par l’acquisition d’un SIRH.

Si ses avantages sont rapidement quantifiables, il s’agit aussi et avant tout d’évaluer les gains réels générés par cette nouvelle acquisition au même titre qu’une nouvelle machine de production.

Des critères pour évaluer le ROI de votre SIRH

Cette liste non-exhaustive pourra vous accompagner pour déterminer votre ROI. Mesure quantitative et qualitative sont à combiner pour évaluer la valeur-ajoutée de votre achat.

Critères quantitatifs

• Gains sur le traitement des données et les process : L’un des 1ers critères, facile à quantifier, réside dans le temps gagné, notamment en termes de saisie. Grâce au SIRH, les données sont saisies et traitées directement dans le logiciel, un gain de temps qui peut aller jusqu’à un collaborateur à temps-plein, selon la taille et l’activité de l’entreprise. Cela permet aux équipes de se libérer des contraintes administratives et se concentrer sur des tâches à valeur-ajoutée.
• Des économies d’échelle grâce à la dématérialisation : limiter les coûts matériels. Outre le gain de temps, le SIRH permet aussi un gain sur le matériel utilisé. La diminution des papiers, de l’utilisation d’imprimante, voire la digitalisation complète de certains documents, sont autant de coûts gagnés parfaitement quantifiables. Le coût du bulletin de paie peut notamment permettre d’atteindre un coût allant jusqu’à 25 € grâce à un logiciel contre 40 ou 50 € traditionnellement. Source :
• Gains sur le déploiement et le sourcing grâce à la ré-internalisation de la fonction. Adopter un SIRH permet d’internaliser des fonctions couteuses quand elles sont externalisées. Toutefois, il faut aussi prendre en compte le coût de formation de collaborateurs, au moins à court terme.
• Gains en termes de gestion de carrière : limiter les coûts de mobilité. Expatriés, évolutions de carrières, le SIRH doit permettre d’anticiper au mieux les besoins de mobilité au sein de l’entreprise et d’en maîtriser les coûts. Plutôt que de solder le retour d’un expatrié par une grosse transaction financière, l’entreprise peut anticiper son retour et le valoriser dans un nouveau poste grâce au SIRH : c’est un coût tout à fait mesurable. Il est en de même pour les collaborateurs qui sont présents depuis longtemps, le SIRH permet d’anticiper leurs besoins d’évolution et rend possible de déterminer le coût de la perte d’un collaborateur contre celui de sa progression.
• Choix et évolution de l’outil : un outil Saas évolutif. Les petites et moyennes entreprises ont tout intérêt à opter pour un outil en Saas. Moins coûteux, son ROI est donc plus rapide. Prendre en compte l’évolutivité de l’outil permet aussi de réaliser des retours plus avantageux. Si le logiciel doit être changé tous les 2 ans, l’intérêt est nul. La possibilité d’investir dans un outil fiable à long terme et évolutif permet d’envisager un véritable gain dans le temps, réellement quantifiable. La simplicité d’une solution Saas permet par ailleurs de réduire les coûts cachés (nombre de personnes nécessaires au fonctionnement et à la maintenance de l’outil, notamment) et donc de permettre de quantifier un peu plus le ROI de votre solution.

Critères qualitatifs

Plus difficilement mesurables, il n’en reste pas moins qu’un SIRH peut permettre des gains réels en termes de qualité de service ou d’image qui permettent indirectement une baisse des coûts réels.

• Un gain pour votre marque employeur. Vos collaborateurs, actuels ou futurs, apprécieront la gestion facilitée de leurs données RH et cela contribuera à offrir une image positive de votre marque en tant qu’employeur. Un bénéfice à long terme pour vos futurs recrutements qui vous permettra d’attirer de meilleurs talents.
• Un bénéfice en terme d’image. Accepter de franchir le cap du digital répond aux attentes de vos collaborateurs mais offre aussi une image positive à vos clients et fournisseurs. Développer votre image d’entreprise innovante peut aussi permettre de développer et nouer de meilleures relations commerciales à long terme.

Simuler pour choisir

Outre ces critères, la question du ROI se résout aussi par la construction de business cases, qui permettent d’envisager les différentes options et choisir au mieux. Externaliser ou adopter un SIRH, le type de SIRH, tout cela peut s’envisager en construisant des scénarii de simulation pour trouver la solution adaptée à la taille de votre entreprise et aux volumes de données à traiter.

Quand on parle de définition de ROI pour un SIRH, il s’agit surtout d’être en mesure de détailler des objectifs ciblés et de s’assurer que la mise en œuvre du logiciel est bien en accord avec ces derniers. Les objectifs et les critères peuvent donc varier d’une entreprise à l’autre selon notamment sa taille et ses enjeux. Néanmoins, toute mise en œuvre d’un SIRH dans une perspective ROIste implique la définition d’un dispositif global de conduite du changement, qui inclut un plan de montée en compétences des acteurs du projet. Cette vision s’envisage à long terme et de manière à la fois quantitative et qualitative pour optimiser au mieux les processus RH de l’entreprise avec un pilotage performant des données RH.