La gestion des congés n’est pas une mince affaire en entreprise : les délais sont souvent longs, les prises de décisions sont retardées par la multitude d’interlocuteurs et les erreurs ou oublis peuvent vite arriver. Or, il faut bien comprendre qu’une mauvaise gestion des congés peut rapidement avoir un impact négatif sur l’entreprise.
En effet, un congé refusé ou oublié pourra rapidement avoir un effet déceptif sur le salarié et sur sa motivation. Un congé autorisé en pleine période d’activité risque de bloquer l’entreprise. Et enfin un congé pris alors que le solde n’est pas suffisant et c’est toute une paperasse administrative qu’il faudra gérer.
Storhy vous propose de découvrir 5 raisons de passer par un outil collaboratif pour la gestion des congés !
1 – Répartir la charge de travail entre tous les acteurs
Les outils collaboratifs permettent de donner un accès à une plateforme, souvent en ligne, sur laquelle le collaborateur réalise une demande de congés. L’outil donne en permanence le solde de congés et signale si le solde de congés est insuffisant.
Une fois la demande envoyée, le manager peut alors donner son accord, en fonction de la période, des autres demandes ou de la charge de travail. Une fois que le manager valide la demande, le solde est mis à jour. Les responsables RH n’interviennent pas, mais sont présents en supervision, si par exemple un collaborateur n’est pas d’accord avec la décision du manager.
2 – Donner de l’autonomie aux collaborateurs
Les plannings de l’équipe d’un collaborateur sont disponibles directement sur l’outil, ainsi un collaborateur qui souhaite poser un congé peut, avant d’effectuer sa demande, se rendre compte de sa faisabilité. Il pourra également vérifier les congés et heures de récupération qu’il possède afin de réaliser une demande cohérente.
C’est son propre jugement qui lui indique compte faire une demande de congés. Cela lui permet d’avoir une première réflexion et de prendre en considération tous les indicateurs. Grâce à ce type de fonctionnement, le collaborateur gagne en autonomie et se sent également valoriser et responsabiliser.
3 – Gagner du temps et éviter les erreurs
La gestion des congés demande de prendre en compte de nombreux critères : le solde de congés, les heures supplémentaires, les plannings, et bien sûr l’activité de l’entreprise sur la période. Le solde de congés et les plannings changent régulièrement et leur mise à jour est cruciale pour le bon fonctionnement de l’entreprise.
Ainsi, une gestion RH sans outil dédié peut rapidement donner lieu à des erreurs : mauvaises saisies, oublis de reporting d’un fichier à l’autre, congés non pris, congés non validés sans raison, etc. En utilisant un outil collaboratif comme Storhy, tout est regroupé en un seul et même endroit et les liaisons dynamiques entre solde et prise de congé sont automatisées. Le RRH est là pour superviser, arbitrer, mais n’a plus besoin de se plonger dans des calculs ou de multiples actions pour valider une demande de congés.
4 – Améliorer la prise de décision en période d’activité
Les outils de gestion des congés permettent d’avoir une vision claire et globale du solde de congés, du planning et des ressources d’une entreprise sur une période donnée ou à un instant T. Ainsi, les RRH peuvent rapidement se rendre compte si, sur une période donnée, les ressources humaines seront suffisantes ou en surnombre.
Le service RH ayant gagné du temps grâce à l’outil de gestion des congés, ils peuvent alors s’intéresser plus en profondeur aux données disponibles. Ils pourront alors extraire des données concernant les collaborateurs pour prendre les décisions qui s’imposent. Ainsi, ils seront en mesure de savoir en quelques clics si des collaborateurs accumulent trop de congés, n’ont pas pris de vacances depuis X mois, ou s’il est nécessaire de recruter un nouveau salarié.
Le module de gestion des congés de Storhy permet alors de prévenir des risques de « burn-out » ou de surmenage, et donc d’améliorer à moyen terme la performance de l’entreprise. Cela permet au service de ressources humaines de s’intéresser à l’humain dans l’entreprise et d’agir en amont des problèmes.
5 – Le temps réel pour une meilleure performance
L’outil collaboratif de gestion des plannings et des vacances est la plupart du temps un outil en ligne accessible depuis n’importe où. Ainsi, il est possible pour un salarié de rentrer des informations sur le planning à chaque instant, même s’il est en déplacement par exemple ou en télétravail.
Les informations sont donc mises à jour en temps réel et les prises de décisions peuvent être faites à tout moment.
En conclusion, un outil logiciel de gestion des congés payés vous permet d’optimiser le temps de travail du service de ressources humaines, d’intégrer tous les collaborateurs dans les process et ainsi d’améliorer vos processus de gestion des vacances et absences. Découvrez la solution Storhy, logiciel de gestion RH global pour les PME et TPE, demandez votre essai gratuit de 10 jours !
