L’Ecole Cantonale d’Art de Lausanne a trouvé son outil RH : Storhy !

La Haute école d’arts appliqués propose des formations en communication visuelle, design industriel, arts visuels et design de produit. Créée en 1821 et ayant connu plusieurs phases de développement, l’Ecole Cantonale d’Art de Lausanne a maintenant un rayonnement international.

En savoir plus sur l’ECAL : www.ecal.ch

L’Ecole Cantonale d’Art de Lausanne utilise Storhy depuis 2015. Cette grande école donne un retour d’expérience percutant sur cet outil RH. 1 phrase pour décrire Storhy ? Selon eux la meilleure expression serait : « Lorsque plusieurs forces sont jointes, l’efficacité double. » Isaac Newton

L’ECAL dépend de l’Etat de Vaud. Depuis le 1er janvier 2015, l’ECAL est autonome financièrement et semi-autonome dans la gestion RH. Nous devons donc répondre à des exigences grandissantes, en matière de contrôle et de visibilité : nous avons davantage d’audits. Deux questions sont souvent posées lors de ces audits : avez-vous un logiciel de suivi des absences ? avec un logiciel de suivi des temps de présence ?

Grâce à Storhy, nous respectons ces directives. Storhy nous permet aussi de tenir facilement les dossiers des collaborateurs à jour, même si nous devons conserver les dossiers à 3 endroits :
– Un dossier physique : une obligation de la part des auditeurs
– Le logiciel de l’Etat de Vaud : un logiciel de paie qui rassemble les données de base du collaborateur. Mais ce logiciel ne propose pas le suivi des absences par exemple. Les collaborateurs ne peuvent pas se connecter sur cette application et doivent prendre contact avec l’état de Vaud s’ils souhaitent obtenir leur décompte de salaire.
– Storhy : un bon complément au logiciel de l’Etat de Vaud

Nous souhaitons que nos collaborateurs disposent d’un soutien rapide et d’une réponse spontanée à leurs demandes (chômage, familial…). Notre service doit être flexible.
Nous devons aussi avoir la capacité de faire face de manière agile aux changements et aux exigences qui nous sont imposés.

Pour progresser dans notre volonté d’être flexibles et agiles face au changement, nous devions nous équiper d’un outil RH professionnelle.
Nos objectifs étaient de mettre en place une base commune pour la gestion des absences pour que chaque collaborateur et manager ait une bonne visibilité.
Nous utilisions des feuilles de papier avant d’utiliser Storhy… c’était du bricolage ! Nous nous sommes naturellement tournés vers l’ère numérique, qui était synonyme de simplicité.

La première impression est toujours la bonne ! Nous avons découvert Storhy lorsque nous avons visité le salon RH à Genève. À la présentation nous nous sommes tout de suite dit que cela nous correspondait tout à fait : les écrans, l’aspect graphique, les couleurs. L’outil RH se devait d’être « User Friendly » et simple d’utilisation. Nous avons également eu un très bon contact avec l’équipe Storhy.

À l’ECAL nous avons différentes catégories de personnel : le personnel administratif et technique (environ 40), les enseignants (environ 80), assistants (20-25) et les chargés de cours. Nous faisons profiter de Storhy au personnel administratif et technique, soit à environ 40 personnes.

L’ECAL a certaines problématiques qui sont propres à notre organisation. L’équipe Storhy a fait preuve d’une grande écoute et d’un soutien précieux.
Par exemple nous avions besoin d’un nouveau type de congés pour informer nos collaborateurs de jours offerts par la Direction. Après avoir compris notre besoin et jugé que de rajouter un nouveau type « Congé spécial », que nous avons renommé « Congé ECAL », pouvait être pertinent pour tous les clients Storhy, l’équipe est passée à l’action.
Aujourd’hui nous avons donc l’outil RH qu’il nous faut et nous sommes fiers d’avoir contribué à l’évolution de Storhy.

Même si l’utilisation de fiches papier n’était pas des plus efficaces pour les demandes aux RH ou les demandes d’absences, les collaborateurs connaissaient la procédure et ne s’en plaignaient pas. Mais nous souhaitions que les procédures leur demandent moins de travail.

Au début les managers ont manifesté une certaine peur de l’inconnu. Ils n’avaient pas la maîtrise de l’outil et craignaient de faire des erreurs. Nous avons créé un petit manuel avec des captures d’écrans pour la prise en main (comment poser une absence de visite médicale, une demande de congé…). [NDLR : aujourd’hui Storhy propose une plateforme de support plus complète : Storhy Knowledge Base]. Cette appréhension s’est vite transformée en satisfaction d’une autonomie plus grande quant à la gestion des absences de leur équipe. Aujourd’hui les managers maîtrisent l’outil et s’y sont habitués. Pour les vacances 2017 nous sommes encore plus confiants.
Au départ les managers et collaborateurs ont eu le sentiment d’être plus contrôlés. Mais ce sentiment s’est effacé tout seul au bénéfice d’une plus grande transparence sur les plannings de chacun.

Les collaborateurs sont plus autonomes dans la gestion de leurs absences et congés : connaissance de leur solde, demande de congés, suivi de la validation, visualisation des plannings de congés de l’équipe… Il y a aussi plus de transparence entre les collaborateurs.

Effectivement, Storhy nous permet plus de transparence, une information continue et un contrôle des dossiers accru grâce aux notifications.

Il constitue un double contrôle de gestion. Notre structure dépend encore de l’Etat de Vaud pour plusieurs aspects, raison pour laquelle, il est un soutien précieux mais ne peut malheureusement pas constituer l’unique plateforme de renseignements et de gestion.

On a souvent une croyance que ce genre d’outils RH est onéreux, donc, envisageable uniquement pour les grandes structures … A tort !
Il y a effectivement de gros logiciels ERP qui incluent les SIRH et qui sont beaucoup plus complexes que Storhy : mais nous n’avions pas besoin d’outil aussi conséquent.

Storhy propose une service après-vente irréprochable ! Il y a un très bon contact et suivi, et nos remarques sont prises en compte et adaptées.
L’équipe prend en compte nos suggestions, tant pour les évolutions de Storhy que pour leur gestion client.

Avant : nous n’avions rien ! Les directeurs géraient les absences avec un document Excel.
Après : nous avons beaucoup ! Et nous sommes encore en progression ! Le bilan est très positif !

Continuer une collaboration gagnante-gagnante ; nous évoluons avec Storhy !

Oui ! Storhy répond aux attentes et aux exigences grandissantes des hautes écoles.

• Un animal : Un oiseau
• Un objet : Une radio
• Un élément : Terre
• Une phrase : « Le bonheur est parfois caché dans l’inconnu. »
• Un adverbe : Passionnément

• Un animal : Un renne
• Un objet : Un appareil photo
• Un élément : Terre
• Une phrase : « Il n’y a pas de hasard, il n’y a que des rendez-vous. »
• Un adverbe : Spontanément