Storhy simplifie la gestion des données RH.

Fini la charge administrative, les feuilles Excel, les « entre-deux portes ».

Storhy simplifie la gestion des données RH.

Fini la charge administrative, les feuilles Excel, les « entre-deux portes ».

Gestion des notes de frais

Comment déclarer une dépense ?

Vos employés déclarent en ligne leur dépenses, renseignent les détails et importent les justificatifs. Les dépenses sont regroupées dans des notes de frais, généralement par mois. La plateforme est accessible de partout, 24h/24, et convient à un travail nomade.

Ma note de frais a-t-elle été traitée ?

Les employés sont au courant du statu de validation de leur note de frais par leur manager et les RH. Les RH peuvent renseigner la date du traitement de la demande par la comptabilité.

Combien dépense l’entreprise en frais de parking ?

Les RH disposent des outils pour analyser les notes de frais par département, par type, par dates… Des adaptations intelligentes peuvent alors être envisagées, comme de souscrire à des abonnements par exemple.

Comment éviter les erreurs de calcul ?

Storhy calcule automatiquement les montants, la TVA, les taux kilométriques en fonction des paramètres que vous avez configurés. Vous évitez les erreurs de calculs en envoyant directement les rapports Storhy à votre fiduciaire.

Storhy vous évite un casse-tête chronophage.

Responsabiliser

Tous les collaborateurs concernés déclarent leurs dépenses personnelles et joignent les justificatifs. Chacun connaît la somme de ses dépenses.

Avoir de la visiblité

Les collaborateurs sont informés du statut de validation et de paiement de leurs notes de frais. Les RH suivent précisément l’état des dépenses.

Dématérialiser

La dématérialisation des notes de frais apporte une meilleure transparence dans le partage de l’information, et une plus grande efficacité dans les processus de déclaration et de paiement.

Une solution collaborative

Storhy est une plateforme où tout le monde se retrouve. Chacun voit les informations qui le concernent et peut intervenir dans les processus directement. Vous gagnez en efficacité en plaçant tout de suite les bonnes informations dans les mains des bonnes personnes.

Un gain de temps pour les employés

Les employés déclarent leur note de frais en ligne : ils importent un justificatif global, détaillent les dépenses et leur raison, et finalisent la note. Le manager statue sur la demande, puis le RH renseigne les informations de paiement. L’employé est au courant du statut de sa note de frais.

Un gain de temps et de qualité dans les échanges comptables

Vous sortez une liste précise et détaillées des notes de frais du mois, et exportez les données nécessaires pour leur paiement. Vos échanges avec votre comptable sont rationnalisés. Vous connaissez l’état des dépenses de l’entreprise, par département, par personne…

La gestion des notes de frais avec Storhy

Mes notes de frais

  • Déclarer une note de frais
  • Importer un justificatif global
  • Ajouter des commentaires
  • Consulter le statut du remboursement

Notes de frais
de mon équipe

  • Être alerté lorsqu’une nouvelle note de frais est déclarée
  • Valider ou non la note de frais
  • Responsabiliser les collaborateurs

Analyse

  • Consulter les dépenses de l’entreprise en notes de frais
  • Consulter les dépenses d’un employé ou d’une population
  • Filtrer les dépenses par catégorie

Les bons processus.

Le collaborateur déclare une note de frais depuis son espace personnel, en joignant les justificatifs.
Le manager est informé du dépôt de la note de frais de son subordonné. Il peut la valider en ayant toutes les informations à sa disposition.
Les RH précisent les informations liées à la comptabilité. Les RH peuvent exporter les variables de paie très simplement.
Les dépenses en notes de frais peuvent être analysées par type, par service ou par personne.

Import des justificatifs des notes de frais par le collaborateur

Import des justificatifs des notes de frais par le collaborateur

Les collaborateurs importent eux-même le scan ou la photo des justificatifs de leurs dépenses.

Gestion des dépenses par client

Gestion des dépenses par client

Les collaborateurs peuvent renseigner à quel client se rattache la note de frais. Vous pouvez ainsi suivre les dépenses par client.

Gestion des devises, taux de change

Gestion des devises, taux de change

Vous configurez les devises et taux de change et pouvez les modifier autant que nécessaire.

Gestion des unités

Gestion des unités

Vous pouvez configurer vos unités : devis, kilomètres...

Analyse des notes de frais et envoi à la comptabilité

Analyse des notes de frais et envoi à la comptabilité

Storhy vous fournit la liste des notes de frais à envoyer à la comptabilité. Vous pouvez l'exporter au format Excel, pour plus de traitements ou pour envoi direct à votre comptable.

Gestion des types de dépenses

Gestion des types de dépenses

Un certain nombre de types de dépenses sont pré-configurées mais vous pouvez les personnaliser, en supprimer ou en ajouter.

Envois d’emails automatiques

Envois d'emails automatiques

Collaborateur, manager et RH sont informés lors de la création et de la validation d’une note de frais.


Saisir ses notes de frais n’est plus une corvée ! Nous perdons moins de temps, et nous avons une meilleure vision globale. Et entre nous… je me rends mieux compte de mes dépenses depuis que je peux consulter mon relevé en direct.

Un commercial – Client pilote du module de gestion des note de frais

Les types de notes de frais peuvent être édités par vos soins.

Les types proposés dans le standard sont les suivants :

  • Abonnement internet
  • Autres
  • Entretien véhicule
  • Fournitures
  • Hôtel
  • Parking
  • Poste (affranchissement…)
  • Repas
  • Taxi
  • Trajet (avion)
  • Trajet (bus)
  • Trajet (métro)
  • Trajet (train)
  • Trajet (voiture)
  • Trajet (voiture – carburant)
  • Trajet (voiture – péage)
Les devises peuvent être éditées par vos soins.

Les devises dans le standard sont les suivants :

  • Euros
  • Francs Suisses
  • Dollars Américains
  • Dollars Canadiens

Le collaborateur se rend dans son espace personnel et clique sur le lien « Notes de frais », puis « Ajouter ».

Il renseigne un titre, une période, un justificatif, la devise finale, le nombre de dépenses à créer et éventuellement quelques commentaires.

Il détaille ensuite les frais dans un tableau (date, type, mission, justification, lieu,…) puis finalise sa note de frais.


Le manager et les RH sont informés de l’arrivée d’une nouvelle note de frais.


Ces derniers ont accès à un tableau global des notes de frais de l’entreprise. Ils peuvent approuver ou rejeter les demandes de notes de frais.


Le collaborateur peut suivre en temps réel le statut d’approbation de sa note de frais.

Il est possible d’importer un justificatif de note de frais lors de sa création.
L’analyse des notes de frais comprend :

  • La liste des demandes de notes de frais(validée ou refusée) par collaborateur et par motif
  • Les dépenses globales de l’entreprise en notes de frais
  • Les notes de frais validées pour envoi à la comptabilité, par date de traitement comptable
Collaborateur, manager et RH sont informés lors de la création et de la validation d’une note de frais.
Le collaborateur est informé que sa note de frais a été refusée. Elle est conservée dans les historiques des demandes.
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