Nos réponses à vos questions sur notre logiciel RH

Il existe des méthodologies pour mettre en place les modules Storhy correctement. Elles sont détaillées dans des infographies qui guident la prise en main de la solution.

Storhy est mis en place en quelques clics et il n’y a pas besoin de gestion de projet, de planning, de temps passé en réunions pour des analyses ou des mises au point. La personnalisation et la mise en place de Storhy sont faites par le client lui-même. Il n’y a donc pas de chef de projet assigné au projet du client, du côté d’Adequasys. En revanche, le client dispose toujours d’un interlocuteur : l’apporteur d’affaire, et/ou un interlocuteur Storhy pour les retours d’utilisation, pour les questions particulières, pour les demandes d’améliorations.

Les données administratives des collaborateurs peuvent être importées depuis un fichier Excel CSV. Il vous faut préparer un fichier Excel avec le contenu des colonnes dans un ordre précis, puis l’importer dans Storhy. En 1 clic, les dossiers administratifs de vos employés seront remplis !

Les imports proposés par Storhy, avec un fichier au bon format CSV, concernent les informations suivantes :

• Fiches collaborateurs : nom, prénom, email, date de naissance
• Rémunérations : année, type variable ou fixe, devise, détail des salaires par mois
• Formations : dates début et fin, titre, prix, organisme, durée, commentaires

Il n’est pas possible d’importer des données depuis un autre logiciel. Il faut passer par la constitution d’un fichier Excel CSV (depuis un logiciel de paie ou un ancien logiciel RH).

Vous pourrez aussi créer les fiches de vos collaborateurs un par un : cela ne vous prendra pas beaucoup de temps.

Oui ! Storhy vous propose 4 espaces, avec des droits différents dans la solution : collaborateur, manager, superviseur (manager du manager), RH. Découvrez plus sur ce sujet à la page Espaces différenciés Storhy.

Vous pouvez modifier les listes de Storhy : habilitations, contrats…

Les collaborateurs RH, qui ont le droit « d’éditer les listes » peuvent réaliser ces modifications (on les définit dans l’espace RH > l’onglet Ma société > le bloc Paramétrer Storhy et les utilisateurs RH > Définir les collaborateurs RH > en cochant Activer l’édition des listes sur la ligne du collaborateur RH concerné).

Un icône de stylo apparaît à côté des listes modifiables.

Il n’est pas possible de rajouter ou enlever/griser des champs dans Storhy.

Lorsque l’employé quitte l’entreprise, son statut est placé en inactif mais ses informations restent accessibles dans Storhy.

Le dossier d’un employé ne peut pas être supprimé.

Oui, et non ! Tout dépend de l’information concernée !

L’employé doit faire une demande de modification pour ses informations personnelles (changement d’état civil, de coordonnées, d’enfants à charge,…). Les RH sont informés (voir la page Tâches et alertes) et valident la demande très simplement.

L’employé peut modifier sans approbation des RH les informations de son CV (expériences professionnelles, domaines d’expertise, langues, formations et diplômes,…).

Vous pouvez partager des documents avec les collaborateurs, les managers, les superviseurs.

Il est possible de classer ces documents par catégories (que vous définissez vous-même).

Vous pouvez demander un accusé de réception au collaborateur qui reçoit le document, et choisir de le notifier ou non par mail.

Les collaborateurs et les managers, eux, ne peuvent pas importer de documents dans Storhy.

Storhy vous permet de dépasser la gestion purement administrative et vous fait prendre assez de recul pour prendre de bonnes décisions.

Vous pourrez créer votre propres analyses, en choisissant vous-même quelles informations vous souhaitez mettre en relation.

Vous aurez aussi à disposition une bibliothèque de requêtes :

• Effectifs (simples, par type de contrat, par âge, par sexe,… : « combien d’employés sont en CDI ? »)
• Compétences liées au CV (« quel collaborateur parle anglais au niveau B2 ? »)
• Expirations (contrats, habilitations,…)
• Liste de demandes de modifications

Découvrez plus sur le sujet à la page Analyses et requêtes.

C’est possible ! En ajoutant un document dans le dossier d’un collaborateur, vous décidez s’il est visible ou non par le manager et le collaborateur.

C’est possible ! Storhy vous permet de stocker dans la solution les rémunérations de chacun de vos employés, mois par mois, en différentes devises.

C’est possible ! Storhy vous propose une page dédiée pour les formations : vous éditez la liste des formations disponibles pour votre entreprise, puis vous les assignez aux collaborateurs concernés.

C’est possible ! Lorsque vous désignez un collaborateur comme faisant partie de l’équipe RH, vous pouvez lui donner le droit d’ « éditer les listes. » Cela lui permettra d’ajouter, d’enlever, de modifier les choix que verront vos employés dans une liste. Par exemple, la liste des habilitations, des formations, ou les devises.

Ce sont les RH qui valident les absences. Nous conseillons vivement ce processus pour une meilleure gestion RH.
Il est possible de désigner un délégué au manager (un RH par exemple).

Oui ! Storhy offre la possibilité de préciser un délégué au manager pour la validation des absences, de manière temporaire ou permanente.

Un espace « délégué temps de travail » apparaîtra sur l’écran d’accueil du délégué. Il pourra y voir l’ensemble des demandes d’absences des collaborateurs pour lesquels il doit valider les absences en temps que délégué.

Le manager reçoit toujours les notifications liées au processus de demandes et d’approbations des absences de ses subordonnées.

C’est une des fonctionnalités qui rendent la gestion des absences si efficace avec Storhy ! Le collaborateur peut connaître en temps réel son solde de congés sans avoir besoin de solliciter les RH.

Un collaborateur peut visualiser le planning de son équipe et de l’entreprise. Il peut voir très facilement quels collègues sont présents et absents. Le motif de l’absence est caché aux collaborateurs non concernés (hormis pour le motif formation), afin de conserver la confidentialité des collaborateurs.

Oui ! Il est possible d’exporter au format Excel et PDF le planning de vos collaborateurs, sous une forme très visuelle.

Le collaborateur peut annuler en deux clics une demande de congés en se rendant dans son espace personnel. Il lui suffit de cliquer sur l’absence concernée, puis sur « annuler l’absence ».

Les managers et RH peuvent refuser une demande d’absence. Ils peuvent y joindre un commentaire à destination du collaborateur afin de justifier le refus. L’absence ne sera alors pas ajoutée au planning du collaborateur.

Des emails sont envoyés aux RH, aux managers et aux employés lorsqu’un processus est lancé ou terminé (par exemple des demandes de modifications, des demandes de congés,…).

Oui, un tableau vous permet de visualiser l’ensemble des demandes (en attente, approuvées ou rejetée).

Storhy permet à vos employés de consulter leurs soldes de congés, en temps réel. En tant que RH, vous aurez accès aux soldes de congés de tous vos employés. Vous devrez préciser les droits et soldes de congés des employés chaque année. Vous avez la possibilité d’effectuer un report de solde de l’année précédente.

Storhy vous propose deux options de dates pour les congés :

• Du 1er janvier au 31 décembre
• Du 1er juin au 31 mai (Année+1)

Non. Les droits doivent être renseignés manuellement pour chaque employé. Les droits peuvent être copiés d’une année sur l’autre.

Storhy vous permet de renseigner votre convention collective. Vous pouvez créer votre convention collective en éditant la liste. Puis pour chaque employé, vous pouvez préciser la catégorie, le coefficient, la classification, la position, l’échelon. Ceci est purement indicatif et il n’y a pas d’influence sur la solution. Vous règlerez ensuite manuellement les droits aux congés de vos employés.

Vous pouvez renseigner les temps partiels de vos collaborateurs.
Lorsque ceux-ci posent des congés, leur solde est calculé en fonction de leur temps partiel.
Par exemple, s’ils posent 4 jours de congés qui comprennent 1 jour non travaillé, le solde de congé ne diminue que de 3 jours.

Storhy vous permet de renseigner une absences longue durée (maternité et congé parental d’éducation à temps plein notamment).

Storhy prend en compte les jours fériés du canton où travaille le collaborateur.
Vous pourrez également rajouter des absences de groupe pour tous vos collaborateurs ou une partie d’entre eux.

Oui ! L’employé ou les RH peuvent renseigner :

• La description de l’accident (type, lieu, date, heure appréciation, précisions complémentaires, commentaires)
• Les circonstances et causes de l’accident (situation, circonstances, cause, détails, causé par un tiers ou non)
• Les lésions constatées (partie du corps, type de lésion, lieu de transport de la victime, précisions supplémentaires)
• La prise en charge de l’accident
• Le suivi de l’accident (arrêt de travail, guérison, consolidation, rechute,…)
• La solution vous permet de conserver un historique de ces accidents, et de les analyser.

Le module absences et congés ne permet pas de gérer les temps de présence : pointages, heures supplémentaires… Ces fonctionnalités sont le sujet d’un autre module « Gestion des temps » en construction !

En revanche, il est possible de réaliser des ajustements des soldes de congés, dans le cas où des heures supplémentaires doivent être compensées par exemple.

Analyser les durées, la fréquence, les motifs des absences par collaborateur et à l’échelle de l’entreprise vous permettront de prendre du recul et d’adapter vos actions afin d’optimiser le travail de vos employés.

Analyser les absences contigües vous permettra de vérifier que tous vos collaborateurs ont bien posé 10 jours consécutifs durant l’année.

Analyser la ventilation des congés par mois vous permettra de constater l’équilibre de l’année de travail de vos collaborateurs.

Les analyses concernent également la vérification de la cohérence des données. Dans le cas des absences, vous pouvez connaître les chevauchements par exemple.

Vous pourrez également consulter et exporter au format PDF ou Excel le planning de vos collaborateurs, et ainsi savoir qui est présent ou absent dans l’entreprise.

Vous pourrez aussi exporter au format Excel un relevé par groupe : un résumé des congés et absences par groupe d’employés.

• Types d’absence : modification du nom (pas possible de créer de nouveaux types ou d’en supprimer)
• Jours fériés
• Droits et soldes à configurer pour chaque employé
• Temps partiels à configurer pour chaque employé

Non, le module dossiers du personnel est indispensable pour recueillir les informations de base des employés.

Il est possible de renseigner uniquement le login et mot de passe d’un employé sur la partie dossiers du personnel, et d’utiliser Storhy uniquement sur les absences.

 

Les types de notes de frais peuvent être édités par vos soins.
Les types proposés dans le standard sont les suivants :

• Abonnement internet
• Autres
• Entretien véhicule
• Fournitures
• Hôtel
• Parking
• Poste (affranchissement…)
• Repas
• Taxi
• Trajet (avion)
• Trajet (bus)
• Trajet (métro)
• Trajet (train)
• Trajet (voiture)
• Trajet (voiture – carburant)
• Trajet (voiture – péage)

Les devises peuvent être édités par vos soins.
Les devises dans le standard sont les suivants :

• Euros
• Francs Suisses
• Dollars Américains
• Dollars Canadiens

Le collaborateur se rend dans son espace personnel et clique sur le lien « Notes de frais », puis « Ajouter ».

Il renseigne un titre, une période, un justificatif, la devise finale, le nombre de dépenses à créer et éventuellement quelques commentaires.

Il détaille ensuite les frais dans un tableau (date, type, mission, justification, lieu,…) puis finalise sa note de frais.

Le manager et les RH sont informés de l’arrivée d’une nouvelle note de frais.

Ces derniers ont accès à un tableau global des notes de frais de l’entreprise. Ils peuvent approuver ou rejeter les demandes de notes de frais.

Le collaborateur peut suivre en temps réel le statut d’approbation de sa note de frais.

Le collaborateur est informé que sa note de frais a été refusée. Elle est conservée dans les historiques des demandes.

Il est possible d’importer un justificatif de note de frais lors de sa création.

Oui, lors de la déclaration de la note de frais on peut désigner un client. Mais attention : ce module n’est pas adapté à l’élaboration de relevés d’activités.

L’analyse des notes de frais comprend :

• La liste des demandes de notes de frais (validée ou refusée) par collaborateur et par motif
• Les dépenses globales de l’entreprise en notes de frais
• Les notes de frais validées pour envoi à la comptabilité, par date de traitement comptable

Collaborateur, manager et RH sont informés lors de la création et de la validation d’une note de frais.

Il n’y a pas de module formation avec gestion de cours, de workflow de demandes, de gestion du plan de formation.
Il est possible de gérer l’historique des formations suivies.

Il n’y a pas de module évaluation / entretien avec des formulaires spécifiques.

Il est possible de gérer les évaluations / entretien avec la gestion documentaire : les managers réalisent leurs entretiens et les saisissent sous Word puis les RH incluent ces fiches dans les dossiers des collaborateurs en donnant la visibilité au collaborateur, au manager, au superviseur par exemple.

Les RH peuvent placer une annonce dans l’espace des managers pour leur rappeler de mener leurs entretiens et leur donner les informations nécessaires pour trouver les documents d’aide à la conduite de l’entretien.

Storhy propose :

• Gestion des habilitations, avec gestion des échéances
• Gestion de l’historique des formations
• Gestion du CV, avec domaines d’expertises

En revanche, il n’est pas possible de mener une recherche d’un collaborateur sur la base de compétences particulières.

 

Storhy ne propose pas d’interfaces avec d’autres logiciels, sauf avec Abacus (logiciel de paie).
Storhy propose un certain nombre de reprises de données avec un fichiers CSV correctement mis en forme.

L’interface Abacus permet de mettre à disposition les fiches de salaire des collaborateurs dans Storhy.

Storhy est disponible en français et en anglais. Chaque collaborateur choisit sa langue préférentielle. Ces deux langues sont inclues dans votre offre, vous n’avez rien à payer en supplément.

Lorsque vous remplissez un formulaire, Storhy vous donnera la possibilité de renseigner le champ en français et en anglais. Vous pourrez par ce moyen adapter les traductions existantes.
En revanche, il n’est pas possible de changer les traductions des liens ou des titres de Storhy.

La maintenance est incluse dans votre contrat. Elle n’est pas facturée en supplément. La maintenance démarre lors de votre souscription à l’abonnement Storhy.

Les mises à jour de Storhy sont transparentes pour les utilisateurs. Les mises à jour ont lieu régulièrement, en fonction des problèmes résolus et des améliorations apportées à Storhy. Pour les plus grosses mises à jour qui impliquent des changements conséquents dans l’utilisation de Storhy, les utilisateurs sont prévenus par mail.

L’assistance se fait à la demande, soit par téléphone au numéro de l’interlocuteur du client (précisé lors de la souscription à l’abonnement Storhy), soit par mail à contact@storhy.com

Storhy fournit une première réponse dans les 48h qui suivent la demande. Lorsqu’une réponse plus complète est nécessaire, l’équipe de support évalue le temps nécessaire pour trouver des solutions et tient au courant le client des évolutions.

Il n’existe pas de documentation très détaillée de chaque lien de Storhy. Ceci nous permet de conserver de la souplesse, et de dédier notre temps à du développement et à des améliorations plutôt qu’à la rédaction de documents qui deviennent vite obsolètes.

Les clients remontent des demandes par mail/téléphone, à leur interlocuteur.
Les demandes sélectionnées sont traitées directement ou inscrites dans la roadmap.

• En fonction du nombre de demandes des clients et de l’importance de la demande
• En fonction du bénéfice pour tous les utilisateurs Storhy
• En fonction de la difficulté de réalisation technique

Avec Storhy, il n’y a pas d’engagement de durée. Nous pensons que cela est inutile : si tout se passe bien entre nous, nous n’avons aucune raison de vous imposer à rester car vous le souhaiterez par vous-même.

Vous pouvez résilier votre contrat Storhy a tout moment, avec une prise à effet en fin de mois (car les paiements de l’utilisation de Storhy ont lieu en début de mois – il n’y a pas de remboursements si la résiliation à lieu en cours de mois).

Il n’y a pas d’aménagements au contrat qui sont envisageables.

Les données administratives de vos employées peuvent être extraites au format Excel, via le requêteur. La récupération des autres données devront faire intervenir un consultant Adequasys.

Les tarifs officiels sont ceux qui sont affichés sur la page Tarifs du site web de Storhy.

Prestations	Prix CHF HT
Installation du site web dédié	Inclus
Paramétrage de Storhy	Inclus
Formation à l’utilisation	1 heure incluse
Import des données	Réalisé par vos soins
Backups journaliers	Inclus
Installation des mises à jour de Storhy : maintenances évolutives et correctives	Inclus

Seuls les employés actifs sont facturés. Un employé actif désigne toute personne physique travaillant chez le client ou pour le compte du client, que celle-ci soit salariée ou non du client, et enregistrée dans la base de donnée de Storhy. Le nombre d’employés actifs est relevé au début de chaque mois.

Le client est facturé à partir du moment où il souscrit à l’offre Storhy. La facturation est faite mois par mois, par avance. Les conditions de paiement sont nettes à 30 jours.

Le Cloud est le fait de pouvoir stocker des données dans des serveurs à distance. C’est la délocalisation de l’infrastructure informatique.
Sans le Cloud, vous avez besoin d’installer des serveurs chez vous, d’engager un responsable technique afin de gérer ces serveurs (infrastructures, réseaux, sécurité).
Avec le Cloud, un hébergeur spécialisé s’occupe de toutes ces préoccupations techniques pour vous.

Saas signifie Service As A Software, ou Logiciel en tant que Service. Storhy n’est pas un logiciel à proprement parlé, avec la gestion d’une installation, des mises à jour, etc. Storhy est plutôt un service que l’on met à votre disposition !
Un logiciel Saas utilise le Cloud !

• Le Cloud offre une grande souplesse et une simplicité d’utilisation déconcertante.
• Grâce au Cloud, nous vous proposons d’utiliser Storhy sans engagement de durée.
• Grâce au Cloud, nous vous proposons des tarifs très attractifs. En effet, les serveurs sont mutualisés, ce qui permet de partager les frais liés à l’infrastructure entre plusieurs PME.
• Grâce au Cloud, vous pouvez facilement accéder à Storhy de n’importe où et à n’importe quel moment, simplement avec une connexion internet.
• Grâce au Cloud, vous n’avez pas à vous soucier des mises à jour et des questions relatives à la sécurité de l’application.

Vous n’achetez pas une licence, mais vous louez le logiciel. Ainsi, vos frais sont plus faibles, et vous disposez d’une plus grande flexibilité d’utilisation de la solution.

Vos données sont hébergées dans des serveurs en Europe. Nous travaillons avec notre hébergeur depuis des années, et pour de nombreux clients (dont des banques renommées !). Il est digne de confiance. Vous pouvez consulter le site web de notre hébergeur : Interoute.

Vos données sont mises à jour instantanément dans la solution.

Le temps d’un clic ! Pour accéder à votre Storhy, il vous suffit de remplir le formulaire Essai gratuit. Nous vous enverrons votre URL personnalisée (« monentreprise ».storhy.com), et vos identifiants personnels. C’est le même Storhy que vous utiliserez après votre période d’essai !
Vos données sont mises à jour instantanément dans la solution.

Vous pouvez inclure le responsable technique de votre entreprise dans votre projet Storhy. Mais le fait que Storhy soit dans le Cloud vous dispense de faire appel à lui. C’est le métier (vous), qui décide !

Pour utiliser Storhy, vous avez simplement besoin d’un navigateur web, d’un accès internet !
Storhy vous appréciera d’autant plus si vous l’utiliser avec le sourire… mais nous n’avons aucun doute là-dessus ! 🙂