La fonctionnalité d’envoi d’email de rappel
Si vos employés et managers oublient de valider leurs fiches horaires, vous pouvez leur rappeler par un email personnalisé. Vous trouverez cette fonctionnalité depuis l’écran de validation des fiches horaires mensuelles (Espace RH, onglet Ma Société). Il se matérialise avec un bouton.
À qui est envoyé l’email ?
L’email sera envoyé à toutes les personnes filtrées dans l’écran (aux employés ou à leur manager, selon ce que vous avez sélectionné).
Par exemple:
– vous filtrez les résultats sur l’année 2017, le mois de juillet, employés ayant validé leur fiche horaire, managers n’ayant pas validé les fiches horaires de leurs subordonnés.
– vous sélectionnez Supérieur dans la fenêtre de l’envoi d’email pour envoyer les emails aux managers des personnes sélectionnées à l’étape d’avant.
Si le manager a 5 subordonnés, il recevra 5 fois l’email.
Si vous n’avez pas sélectionné de mois, les personnes recevront autant de mail que le nombre de mois non validés.
Voilà pourquoi il est important d’utiliser les filtres, et éventuellement de personnaliser l’email.
Exemple de texte de rappel personnalisé
Vous pouvez personnaliser le contenu du mail. C’est toujours plus engageant et sympathique de recevoir un email où l’on retrouve son prénom…
Pour personnaliser l’email de rappel, utilisez les balises renseignées dans la fenêtre de l’envoi d’email :
– [User_First_Name] pour le prénom de l’employé
– [User_Last_Name] pour le nom de l’employé
– [Sup_First_Name] pour le prénom du manager
– [Sup_Last_Name] pour le nom du manager
Storhy va remplacer les informations adéquates lors de l’envoi de l’email.
(Attention : si vous fermez la fenêtre d’envoi d’email, le contenu du mail rédigé est effacé).
Vous pouvez par exemple utiliser le contenu suivant :
Validation mensuelle de la fiche horaire de [User_First_Name] [User_Last_Name]Bonjour [Sup_First_Name],
La fiche horaire de votre subordonné(e), [User_First_Name] [User_Last_Name], n'a pas encore été validée pour le mois dernier.
Pourriez-vous valider que les horaires que votre subordonné(e) a renseigné sont corrects, en vous connectant à Storhy dans votre espace manager ?
En vous remerciant,
L'équipe RHUn exemple concret d’envoi d’email de rappel
Voilà un exemple où nous envoyons un email :
– pour le mois d’avril 2017
– aux managers
– qui n’ont pas validé les fiches horaires de leurs subordonnés
– et pour lesquelles les subordonnés ont déjà validé leur fiche horaire
Après avoir coché la case « Veuillez cocher pour envoyer le mail » et cliqué sur « Envoi des emails », Storhy nous informe que l’envoi s’est bien déroulé.
Storhy a donc envoyé un email au manager de Noham Du Plessis, et au manager d’André Doulier.
