Utilité de déléguer la gestion des absences à un assistant
Il est fréquent que le directeur ne gère pas directement les absences de ses subordonnés, et que cette tâche soit relayée à son assistante. Pour autant, l'assistante ne doit pas avoir accès à l'espace RH ou à l'espace manager. Il est alors intéressant pour elle d'avoir un espace dédié à la gestion des absences des personnes pour lesquelles elle est responsable.
Deux types de déléguation
Responsable
Si vous désignez quelqu'un comme Responsable d'absence, le manager ne recevra plus les emails liés aux absences de ses subordonnés (demandes, validations, absences posées par les RH pour un subordonné...).
Assistant
Si vous désignez quelqu'un comme Assistant de gestion des absences, le manager continuera de recevoir les emails liés aux absences de ses subordonnés.
Désigner un délégué de gestion des absences
Vous allez désigner le délégué d'un manager. Le délégué va gérer les absences de tous les subordonnés du manager.
Placez-vous donc, dans l'espace RH, sur la fiche du manager concerné. Rendez-vous au lien "Déléguer la responsabilité", qui se trouve dans le bloc "Son temps de travail et ses absences", dans la famille de liens "Paramétrer ses absences".
En dessous de la section correspondante au type de délégué que vous désignez (assistant ou responsable, voir plus haut), cliquez sur "Cliquez pour ajouter un responsable/assistant".
Sélectionnez le délégué dans la liste en cliquant sur son nom. Vous pouvez éventuellement utiliser les filtres pour l'identifier plus rapidement (nom, statut, unité d'organisation).
Ajoutez une date de début d'effet de la délégation, une date d'échéance éventuelle (par exemple si le délégué remplace un manager qui part en congé pour 1 mois), cochez la case Actif, et mettez à jour. Et voilà !
L'espace Délégué temps de travail
Les délégués ont accès à un espace où ils peuvent gérer les absences des personnes dont ils sont responsables ou assistants : l'espace Délégué temps de travail.
Dans cet espace, ils retrouvent uniquement les personnes dont ils sont responsables ou assistants, et ils peuvent uniquement gérer les absences (visualisation des plannings, validation des demandes).
Ils peuvent également ajouter un nouvel assistant de gestion du temps de travail pour le manager dont ils sont délégués.
